Archivdatei in Outlook anbinden

Zielgruppe: Alle Hochschulmitglieder

Die Speichergröße eines E-Mails-Kontos ist begrenzt. Wenn Sie eine Nachricht bekommen, dass der Speicherplatz erschöpft ist, können Sie Mails endgültig löschen oder diese in einer Archivdatei archivieren.

Archivdatei anfordern und ablegen

Warum ist eine Archivdatei notwendig?

Die Speichergröße eines E-Mails-Kontos ist begrenzt. Wenn Sie eine Nachricht bekommen, dass der Speicherplatz erschöpft ist, können Sie Mails endgültig löschen oder diese in einer Archivdatei archivieren.

Mit diesen Schritten können Sie eine Archivdatei in Outlook anbinden:

1. Archivdatei anfordern und ablegen
   Fordern Sie per E-Mail an ticket@hs-albsig.de (Helpdesk) eine leere Archivdatei an.

   Um eventuell später mit mehreren Archivdateien arbeiten zu können, macht es Sinn, einen Ordner zu erstellen, z.B. „OutlookArchive“. Dies kann entweder auf Ihrem Home-Verzeichnis im Hochschulnetz (meist Ihr U:-Laufwerk) oder lokal auf Ihren Laptop/PC geschehen. Vor- und Nachteile beider Varianten finden Sie unter Punkt 3 am Ende dieser Anleitung.

   Entpacken Sie die leere Archivdatei und speichern Sie diese in den neuen Ordner ab. Geben Sie der Archivdatei einen eindeutigen Namen z.B. „wichtige_Mails2021“.

   Merken Sie sich den Speicherort!

2. Archivdatei im Outlook hinzufügen
   Öffnen Sie die neue Archivdatei unter den Menüpunkt
   „Datei“
   „Öffnen und exportieren“
   „Outlook-Datendatei öffnen“
   
   Dieses neue Archiv finden Sie in der linken Navigation von Outlook. Innerhalb dieses Archivs können Sie, wie im Postfach, Ordner anlegen und Ihre Mails strukturieren.
3. Vor- und Nachteile beim Speicherort der Archivdatei
   Archiv liegt im Home-Verzeichnis (Empfehlung)
   Vorteil: Tägliche Sicherung, kein Datenverlust bei defekter Festplatte oder Verlust des Rechners
   Nachteil: Netzwerkverbindung (ggf. via VPN) zur Hochschule ist stets erforderlich, sonst startet Outlook mit einer Fehlermeldung, da die verknüpfte Datei nicht gefunden werden kann. Im Ausnahmefall kann durch „Abbrechen“ der Datei-Suche in Outlook weitergearbeitet werden.
   
   Archiv liegt auf der Festplatte
   Vorteil: Outlook findet die Datei ohne Netzwerkanbindung und alle Arbeiten (auch Durchsuchen) mit dem Archiv sind immer möglich
   Nachteil: Datenverlust bei defekter Festplatte oder bei Verlust des Rechners

Passon, im Juni 2023

Ansprechpartner

Informationstechnik - Arnold Paßon
E-Mail: passon(at)hs-albsig.de
Tel.: (07571) 732-8420
Gebäude-Raum: 102-224
 
Informationstechnik - N. N.
E-Mail: ticket(at)hs-albsig.de
Tel.: (07571) 732-0
Gebäude-Raum:


Campusplan