Datenschutzhinweise zur Verwaltung der Schulkontakte

In diesen Datenschutzhinweisen informieren wir darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Verwaltung der Schulkontakte verarbeiten. Darüber hinausgehende Informationen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten finden Sie in den allgemeinen Datenschutzhinweisen auf unserer Webseite: https://www.hs-albsig.de/datenschutz/

Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher i.S. Art. 4 Abs. 7 DSGVO:

Hochschule Albstadt-Sigmaringen
Anton-Günther-Straße 51
D-72488 Sigmaringen
Vertretungsberechtigte: Rektorin Dr. Ingeborg Mühldorfer

Telefon: 07571 732 - 0
E-Mail: info@hs-albsig.de
Website: https://www.hs-albsig.de/

Externer Datenschutzbeauftragter

Unser externer Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter:

Name: Benedict Lenz
E-Mail: datenschutzbeauftragter@hs-albsig.de
Website: https://www.exacon-gmbh.de

Informationen zur Datenverarbeitung

Art und Zweck der Verarbeitung:

Die Hochschule verarbeitet personenbezogene Daten zur strukturierten Verwaltung und Pflege von Kontakten zu Schulen sowie deren Ansprechpersonen (z. B. Lehrkräfte, Beratungsstellen, Schulleitungen). Hierzu gehört insbesondere die Erfassung, Speicherung und laufende Aktualisierung von Kontaktdaten sowie die Dokumentation von Kommunikations- und Interaktionsverläufen (z. B. E-Mail-Korrespondenz, telefonische Kontakte, Teilnahme an Veranstaltungen, Anfragen oder Abstimmungen). Die Verarbeitung dient darüber hinaus der zielgruppenbezogenen Ansprache von Schulen mit Informationen zu studienbezogenen Angeboten. Hierzu zählen insbesondere Hinweise zu Studiengängen, Bewerbungsfristen, Studienorientierungsangeboten, Informationsveranstaltungen, Projekten, Kooperationsmöglichkeiten sowie weiteren Angeboten zur Unterstützung der Studien- und Berufsorientierung von Schüler*innen. 

Zweck der Verarbeitung ist es, eine bedarfsgerechte und kontinuierliche Kommunikation mit Schulen sicherzustellen, die Studienorientierung zu fördern und die Zusammenarbeit zwischen Hochschule und schulischen Einrichtungen nachhaltig zu gestalten und weiterzuentwickeln.

Datenkategorien:

Im Rahmen der Verarbeitung können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

• Kontakt- und Identifikationsdaten: Name, Vorname, Titel, Funktion/Rolle, dienstliche Anschrift, Schule bzw. Organisationseinheit.
• Kommunikationsdaten: dienstliche Telefonnummern, dienstliche E-Mail-Adressen sowie sonstige dienstliche Kontaktdaten.
• Organisations- und Zuordnungsdaten: Schulform, Fachbereich, Zuständigkeitsbereich, regionale Zuordnung, betreute Themenbereiche oder sonstige Angaben zur organisatorischen Einordnung der Ansprechperson.
• Kommunikations- und Interaktionshistorie: Kommunikationsverläufe, Gesprächsnotizen, Rückmeldungen, Anfragen, Abstimmungen, Terminvereinbarungen, dokumentierte Interessen, Veranstaltungsteilnahmen sowie Angaben zu geplanten oder durchgeführten Schulbesuchen.
• Kooperations- und Vereinbarungsdaten: Informationen zu bestehenden oder geplanten Kooperationen, gemeinsamen Projekten, Abstimmungen, Vereinbarungen oder Unterstützungsangeboten zwischen Schule und Hochschule.
• Verwaltungs- und Nachweisdaten: Angaben zu Einwilligungen, Widersprüchen, Abmeldungen, Widerrufen oder sonstigen datenschutzrelevanten Präferenzen im Zusammenhang mit der Kontaktaufnahme.

Rechtsgrundlagen:

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Wahrnehmung der der Hochschule übertragenen Aufgaben im öffentlichen Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 4 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg (LDSG BW).

Hierzu zählen insbesondere Aufgaben der Studienorientierung, Studienberatung, Öffentlichkeitsarbeit, Nachwuchsgewinnung, Kontaktpflege zu Schulen sowie die Anbahnung, Durchführung und Pflege schulischer Kooperationen.

Empfänger und Drittlandtransfer:

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur innerhalb der Hochschule durch die hierfür zuständigen Stellen und berechtigten Nutzerinnen und Nutzer verarbeitet.

Empfänger personenbezogener Daten können technische Dienstleister sein, die im Auftrag der Hochschule eingesetzt werden, insbesondere Anbieter von Hosting-, Datenbank-, Authentifizierungs-, CRM- oder sonstigen IT-Dienstleistungen. Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, erfolgt die Einbindung auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) kann im Einzelfall stattfinden, insbesondere im Zusammenhang mit der Nutzung von IT-Systemen, Cloud-Diensten oder konzernweiten Anwendungen. In solchen Fällen erfolgt eine Übermittlung nur, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

Das bedeutet, dass entweder ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für das betreffende Land besteht (z. B. für das Vereinigte Königreich, die Schweiz oder Kanada), oder durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln und ggf. ergänzenden Schutzmaßnahmen ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt wird.

Speicherdauer:

Personenbezogene Daten von schulischen Ansprechpersonen werden gespeichert, solange sie für die Kontaktpflege, Kommunikation, Studienorientierung, Zusammenarbeit oder Durchführung schulbezogener Angebote erforderlich sind.

Scheidet eine Ansprechperson aus ihrer Funktion aus oder wird eine neue Kontaktperson benannt, werden die personenbezogenen Daten der bisherigen Ansprechperson grundsätzlich spätestens 6 Monate nach Bekanntwerden des Wechsels gelöscht, sofern keine weitere Erforderlichkeit besteht.

Endet die Zusammenarbeit mit einer Schule vollständig, werden die zugehörigen personenbezogenen Daten grundsätzlich spätestens 6 Monate nach Beendigung der Zusammenarbeit gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Dokumentationszwecke entgegenstehen.

Dokumentierte Widersprüche, Abmeldungen oder vergleichbare datenschutzrechtliche Präferenzen können länger gespeichert werden, soweit dies erforderlich ist, um eine weitere Kontaktaufnahme entsprechend zu steuern und die Rechte der betroffenen Personen dauerhaft zu berücksichtigen.

Folgen bei Nichterteilung:

Die Bereitstellung der für die Kontaktpflege erforderlichen Daten von Schulen und deren Ansprechpersonen ist notwendig, um eine zielgerichtete Information, Abstimmung und Kommunikation zwischen Schule und Hochschule zu ermöglichen.

Werden die hierfür erforderlichen Daten nicht bereitgestellt oder können diese nicht verarbeitet werden, kann dies dazu führen, dass studienbezogene Informationen, Hinweise zu Bewerbungsfristen, Einladungen zu Informationsveranstaltungen, Angebote zur Studienorientierung oder sonstige hochschulbezogene Mitteilungen nicht oder nur eingeschränkt übermittelt werden können. Ebenso kann die Bearbeitung individueller Anfragen, die Planung von Schulbesuchen, die Abstimmung gemeinsamer Projekte oder die Pflege bestehender Kooperationsbeziehungen erschwert oder nicht möglich sein.

Eine Nichtbereitstellung der Daten hat keine unmittelbaren rechtlichen Nachteile für die betroffenen Personen. Sie kann jedoch dazu führen, dass die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Schule und Hochschule nur eingeschränkt erfolgen kann.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Sofern wir zukünftig in Einzelfällen Verfahren der automatisierten Entscheidungsfindung einsetzen sollten, werden wir hierüber gesondert informieren, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

Ihre Betroffenenrechte

Betroffene Personen können sich bei Fragen im Zusammenhang mit dem Datenschutz und der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten direkt an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten wenden.
 

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie können Informationen über Ihre gespeicherten Daten verlangen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie können fehlerhafte Daten korrigieren lassen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Soweit dies technisch möglich ist haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen jederzeit widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht.

Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Falls Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung gegeben haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung bis zum Widerruf nicht berührt. Ihren Widerruf richten Sie bitte an die angegebenen Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder Verantwortlichen.

Fristen zur Erfüllung von Betroffenenrechten
Wir bemühen uns grundsätzlich, allen Anfragen innerhalb von 30 Tagen nachzukommen. Diese Frist kann sich jedoch aus Gründen gegebenenfalls verlängern, die sich auf das spezifische Betroffenenrecht oder die Komplexität Ihrer Anfrage beziehen.

Zuständige Aufsichtsbehörde

Wir nehmen Ihre Bedenken und Rechte sehr ernst. Sollten Sie aber der Ansicht sein, dass wir Ihren Beschwerden oder Bedenken nicht hinreichend nachgekommen sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Telefon: 07 11/61 55 41-0
Telefax: 07 11/61 55 41-15