Datenschutzhinweise zur Verwaltung der Schulkontakte

In diesen Datenschutzhinweisen informieren wir darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten imZusammenhang mit der Verwaltung der Schulkontakte verarbeiten.

Darüber hinausgehende Informationen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten finden Sie in den allgemeinen Datenschutzhinweisen auf unserer Webseite: https://www.hs-albsig.de/datenschutz/
 

Informationen zur Datenverarbeitung – Art und Zweck der Verarbeitung:
Die Hochschule verarbeitet personenbezogene Daten zur strukturierten Verwaltung und Pflege von Kontakten zuSchulen sowie deren Ansprechpersonen (z. B. Lehrkräfte, Beratungsstellen, Schulleitungen). Hierzu gehörtinsbesondere die Erfassung, Speicherung und laufende Aktualisierung von Kontaktdaten sowie die Dokumentationvon Kommunikations- und Interaktionsverläufen (z. B. E-Mail-Korrespondenz, telefonische Kontakte, Teilnahme anVeranstaltungen, Anfragen oder Abstimmungen). Die Verarbeitung dient darüber hinaus der zielgruppenbezogenenAnsprache von Schulen mit Informationen zu studienbezogenen Angeboten. Hierzu zählen insbesondere Hinweisezu Studiengängen, Bewerbungsfristen, Studienorientierungsangeboten, Informationsveranstaltungen, Projekten,
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Kooperationsmöglichkeiten sowie weiteren Angeboten zur Unterstützung der Studien- und Berufsorientierung vonSchüler*innen.
Zweck der Verarbeitung ist es, eine bedarfsgerechte und kontinuierliche Kommunikation mit Schulensicherzustellen, die Studienorientierung zu fördern und die Zusammenarbeit zwischen Hochschule und schulischenEinrichtungen nachhaltig zu gestalten und weiterzuentwickeln.
 

Datenkategorien:
Im Rahmen der Verarbeitung können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitetwerden:
Kontakt- und Identifikationsdaten: Name, Vorname, Titel, Funktion/Rolle, dienstliche Anschrift, Schule bzw.Organisationseinheit.
Kommunikationsdaten: dienstliche Telefonnummern, dienstliche E-Mail-Adressen sowie sonstige dienstlicheKontaktdaten.
Organisations- und Zuordnungsdaten: Schulform, Fachbereich, Zuständigkeitsbereich, regionale Zuordnung,betreute Themenbereiche oder sonstige Angaben zur organisatorischen Einordnung der Ansprechperson.
Kommunikations- und Interaktionshistorie: Kommunikationsverläufe, Gesprächsnotizen, Rückmeldungen,Anfragen, Abstimmungen, Terminvereinbarungen, dokumentierte Interessen, Veranstaltungsteilnahmen sowieAngaben zu geplanten oder durchgeführten Schulbesuchen.
Kooperations- und Vereinbarungsdaten: Informationen zu bestehenden oder geplanten Kooperationen,gemeinsamen Projekten, Abstimmungen, Vereinbarungen oder Unterstützungsangeboten zwischen Schule undHochschule.
Verwaltungs- und Nachweisdaten: Angaben zu Einwilligungen, Widersprüchen, Abmeldungen, Widerrufen odersonstigen datenschutzrelevanten Präferenzen im Zusammenhang mit der Kontaktaufnahme.
 

Rechtsgrundlagen:
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Wahrnehmung der der Hochschule übertragenen Aufgabenim öffentlichen Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 4 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg (LDSG BW).
Hierzu zählen insbesondere Aufgaben der Studienorientierung, Studienberatung, Öffentlichkeitsarbeit,Nachwuchsgewinnung, Kontaktpflege zu Schulen sowie die Anbahnung, Durchführung und Pflege schulischerKooperationen.
Empfänger und Drittlandtransfer:
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur innerhalb der Hochschule durch die hierfür zuständigenStellen und berechtigten Nutzerinnen und Nutzer verarbeitet.
Empfänger personenbezogener Daten können technische Dienstleister sein, die im Auftrag der Hochschuleeingesetzt werden, insbesondere Anbieter von Hosting-, Datenbank-, Authentifizierungs-, CRM- oder sonstigen IT-Dienstleistungen. Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, erfolgt dieEinbindung auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.
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Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des EuropäischenWirtschaftsraums (EWR) kann im Einzelfall stattfinden, insbesondere im Zusammenhang mit der Nutzung von IT-Systemen, Cloud-Diensten oder konzernweiten Anwendungen. In solchen Fällen erfolgt eine Übermittlung nur,wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.
Das bedeutet, dass entweder ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für das betreffende Landbesteht (z. B. für das Vereinigte Königreich, die Schweiz oder Kanada), oder durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln und ggf. ergänzenden Schutzmaßnahmen ein angemessenes Datenschutzniveausichergestellt wird.
 

Speicherdauer:
Personenbezogene Daten von schulischen Ansprechpersonen werden gespeichert, solange sie für dieKontaktpflege, Kommunikation, Studienorientierung, Zusammenarbeit oder Durchführung schulbezogenerAngebote erforderlich sind.
Scheidet eine Ansprechperson aus ihrer Funktion aus oder wird eine neue Kontaktperson benannt, werden diepersonenbezogenen Daten der bisherigen Ansprechperson grundsätzlich spätestens 6 Monate nachBekanntwerden des Wechsels gelöscht, sofern keine weitere Erforderlichkeit besteht.
Endet die Zusammenarbeit mit einer Schule vollständig, werden die zugehörigen personenbezogenen Datengrundsätzlich spätestens 6 Monate nach Beendigung der Zusammenarbeit gelöscht, soweit keine gesetzlichenAufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Dokumentationszwecke entgegenstehen.
Dokumentierte Widersprüche, Abmeldungen oder vergleichbare datenschutzrechtliche Präferenzen können längergespeichert werden, soweit dies erforderlich ist, um eine weitere Kontaktaufnahme entsprechend zu steuern unddie Rechte der betroffenen Personen dauerhaft zu berücksichtigen.
 

Folgen bei Nichterteilung:
Die Bereitstellung der für die Kontaktpflege erforderlichen Daten von Schulen und deren Ansprechpersonen istnotwendig, um eine zielgerichtete Information, Abstimmung und Kommunikation zwischen Schule und Hochschulezu ermöglichen.
Werden die hierfür erforderlichen Daten nicht bereitgestellt oder können diese nicht verarbeitet werden, kann diesdazu führen, dass studienbezogene Informationen, Hinweise zu Bewerbungsfristen, Einladungen zuInformationsveranstaltungen, Angebote zur Studienorientierung oder sonstige hochschulbezogene Mitteilungennicht oder nur eingeschränkt übermittelt werden können. Ebenso kann die Bearbeitung individueller Anfragen, diePlanung von Schulbesuchen, die Abstimmung gemeinsamer Projekte oder die Pflege bestehenderKooperationsbeziehungen erschwert oder nicht möglich sein.
Eine Nichtbereitstellung der Daten hat keine unmittelbaren rechtlichen Nachteile für die betroffenen Personen. Siekann jedoch dazu führen, dass die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Schule und Hochschule nureingeschränkt erfolgen kann.
 

Automatisierte Entscheidungsfindung
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Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Sofern wir zukünftig inEinzelfällen Verfahren der automatisierten Entscheidungsfindung einsetzen sollten, werden wir hierüber gesondertinformieren, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.
 

Ihre Betroffenenrechte
Betroffene Personen können sich bei Fragen im Zusammenhang mit dem Datenschutz und der Verarbeitung ihrerpersonenbezogenen Daten direkt an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten wenden.

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie können Informationen über Ihre gespeicherten Daten verlangen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie können fehlerhafte Daten korrigieren lassen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichenVoraussetzungen vorliegen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Soweit dies technisch möglich ist haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbarenFormat zu erhalten.
 

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen jederzeit widersprechen, die sich aus Ihrer besonderenSituation ergeben, sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht.
 

Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Falls Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung gegeben haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für dieZukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgtenVerarbeitung bis zum Widerruf nicht berührt. Ihren Widerruf richten Sie bitte an die angegebenen Kontaktdaten desDatenschutzbeauftragten oder Verantwortlichen.
 

Fristen zur Erfüllung von Betroffenenrechten
Wir bemühen uns grundsätzlich, allen Anfragen innerhalb von 30 Tagen nachzukommen. Diese Frist kann sichjedoch aus Gründen gegebenenfalls verlängern, die sich auf das spezifische Betroffenenrecht oder die KomplexitätIhrer Anfrage beziehen.
 

Zuständige Aufsichtsbehörde
Wir nehmen Ihre Bedenken und Rechte sehr ernst. Sollten Sie aber der Ansicht sein, dass wir Ihren Beschwerdenoder Bedenken nicht hinreichend nachgekommen sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einerzuständigen Datenschutzbehörde einzureichen:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
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Telefon: 07 11/61 55 41-0
Telefax: 07 11/61 55 41-15

Stand: 24.04.2026