Datenschutzerklärung zu Online-Umfragen

In diesen Datenschutzhinweisen informieren wir, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Online- Umfragen (über IT-gestützte Umfragesysteme) verarbeiten. Darüber hinausgehende Informationen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten finden Sie in den allgemeinen Datenschutzhinweisen auf unserer Webseite: https://www.hs-albsig.de/datenschutz/

Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher i.S. Art. 4 Abs. 7 DSGVO:

Hochschule Albstadt-Sigmaringen
Anton-Günther-Straße 51
D-72488 Sigmaringen
Vertretungsberechtigte: Rektorin Dr. Ingeborg Mühldorfer

Telefon: 07571 732 - 0
E-Mail: info@hs-albsig.de
Website: https://www.hs-albsig.de/

Externer Datenschutzbeauftragter

Unser externer Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter:

Name: Benedict Lenz
E-Mail: datenschutzbeauftragter@hs-albsig.de
Website: https://www.exacon-gmbh.de

Informationen zur Datenverarbeitung

Art und Zweck der Verarbeitung:

Zur Durchführung, Erstellung, Auswertung und ggf. Veröffentlichung von webbasierten Umfragen verwendet die Hochschule IT-gestützte Umfragesysteme. Online-Umfragen können insbesondere im Zusammenhang mit Studium und Lehre, Forschungsvorhaben, Abschlussarbeiten, Evaluationen, Qualitätsmanagement, organisatorischen Abfragen, Feedbackformaten oder sonstigen hochschulbezogenen Projekten durchgeführt werden.

Dabei werden die Befragungsergebnisse in dem jeweiligen Umfragesystem erfasst und können von den für die Umfrage zuständigen Personen ausgewertet, exportiert und projektbezogen weiterverarbeitet werden. Die Auswertung erfolgt regelmäßig in aggregierter oder anonymisierter Form. Zum Erstellen und Verwalten von Umfragen ist in der Regel eine Anmeldung im jeweiligen Umfragesystem erforderlich. Die Teilnahme an Befragungen ist dagegen grundsätzlich ohne Anmeldung möglich, sofern die konkrete Umfrage keine abweichende Ausgestaltung vorsieht.

Auf die Erhebung unmittelbarer Identifikationsdaten, wie Name oder E-Mail-Adresse, wird regelmäßig verzichtet, soweit diese für den jeweiligen Umfragezweck nicht erforderlich sind. Je nach Gestaltung der Umfrage kann die Teilnahme anonym, pseudonym oder personenbezogen erfolgen. Auch bei grundsätzlich anonym angelegten Umfragen kann ein Personenbezug nicht vollständig ausgeschlossen werden, wenn durch einzelne Angaben oder Merkmalskombinationen, insbesondere bei kleinen Teilnehmerkreisen, Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sind.

Datenkategorien:

Ob und welche personenbezogenen Daten im Rahmen einer Online-Umfrage verarbeitet werden, hängt von der konkreten Gestaltung und dem jeweiligen Zweck der Umfrage ab. Typischerweise können insbesondere folgende Datenkategorien verarbeitet werden:

• Angaben zur Person oder Statusgruppe, z. B. Alter, Geschlecht, Studiengang, Fachbereich, Semester, Beschäftigtengruppe oder sonstige Zuordnungen
• demografische oder allgemeine Angaben, z. B. Wohnortregion, Bildungsstand, beruflicher Hintergrund oder sonstige soziodemografische Merkmale
• inhaltliche Antworten im Rahmen der Umfrage, z. B. Einschätzungen, Erfahrungen, Bewertungen, Nutzungsangaben, Interessen, Präferenzen oder sonstige Angaben zum jeweiligen Befragungsthema
• freiwillige Angaben in Freitextfeldern, sofern solche vorgesehen sind

Je nach Umfragegegenstand können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO betroffen sein, etwa Gesundheitsdaten, Angaben zur ethnischen Herkunft, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen oder sonstige besonders schutzbedürftige Angaben. Solche Daten werden nur verarbeitet, wenn dies für den konkreten Umfragezweck vorgesehen und datenschutzrechtlich zulässig ist.

Zudem können je nach eingesetztem Umfragesystem und technischer Konfiguration folgende Systemdaten verarbeitet werden:

• IP-Adressen der teilnehmenden Personen
• Browser-Cookies, z. B. zur Verhinderung mehrfacher Teilnahmen
• Browsertyp, Browserversion und verwendetes Betriebssystem
• Datum- und Zeitstempel
• technische Protokolldaten zur Bereitstellung und Sicherheit des Umfragesystems
• ggf. CAPTCHA-Prüfungen oder vergleichbare Schutzmechanismen

Rechtsgrundlagen:

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Online-Umfragen erfolgt regelmäßig auf Grundlage der Einwilligung der teilnehmenden Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Teilnahme an Online-Umfragen ist freiwillig. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf soll möglichst direkt gegenüber der für die jeweilige Umfrage verantwortlichen Person erklärt werden. Alternativ kann der Widerruf auch an die angegebenen Kontaktdaten des Verantwortlichen oder des Datenschutzbeauftragten gerichtet werden. Bitte beachten Sie, dass ein Widerruf und eine damit verbundene Löschung oder Zuordnung einzelner Datensätze nur möglich ist, wenn die betreffenden Angaben einer bestimmten Person oder einem konkreten Datensatz zugeordnet werden können. Bei anonym oder weitgehend anonym durchgeführten Umfragen ist eine solche Zuordnung regelmäßig nicht oder nur eingeschränkt möglich.

Soweit im Rahmen einer Online-Umfrage besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern keine andere spezielle Rechtsgrundlage einschlägig ist.

Sofern Online-Umfragen im Rahmen gesetzlicher oder hochschulrechtlicher Aufgaben der Hochschule durchgeführt werden, insbesondere im Zusammenhang mit Qualitätssicherung, Evaluation, Forschung, Studium, Lehre oder der Organisation des Hochschulbetriebs, kann die Verarbeitung ergänzend oder abweichend auf Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit den jeweils einschlägigen hochschulrechtlichen Vorschriften gestützt werden.

Soweit Befragungsergebnisse ausschließlich anonymisiert ausgewertet oder veröffentlicht werden und kein Rückschluss auf einzelne Personen möglich ist, handelt es sich nicht mehr um personenbezogene Daten. In diesem Fall können einzelne Angaben regelmäßig keiner bestimmten Person mehr zugeordnet werden.
 

Empfänger und Drittlandtransfer:

Die im Rahmen von Online-Umfragen erhobenen Angaben werden grundsätzlich nicht an unbeteiligte Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe oder Veröffentlichung bestimmt sind oder eine rechtliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht. Bitte beachten Sie, dass Inhalte und Ergebnisse aus Online-Umfragen regelmäßig projektbezogene Daten darstellen. Sie können daher gegenüber Personen offengelegt werden, die an der Durchführung, Betreuung, Auswertung oder sonstigen Bearbeitung des jeweiligen Umfrageprojekts beteiligt sind. Hierzu können insbesondere Projektverantwortliche, Umfrageersteller*innen, betreuende Personen, Lehrende, Forschende, interne Fachabteilungen oder sonstige am jeweiligen Projekt beteiligte Stellen gehören.

Soweit Umfrageergebnisse aggregiert oder anonymisiert ausgewertet werden und keine Rückschlüsse auf einzelne Personen zulassen, können diese Ergebnisse auch veröffentlicht oder an interne oder externe Projektbeteiligte weitergegeben werden.

Für die technische Bereitstellung und Durchführung von Online-Umfragen können IT-gestützte Umfragesysteme externer Anbieter eingesetzt werden. Soweit hierbei personenbezogene Daten durch den jeweiligen Anbieter im Auftrag der Hochschule verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Je nach eingesetztem Umfragesystem können z.B. folgende Anbieter in Betracht kommen:

LimeSurvey: Bei Durchführung von Umfragen mit der Software-Lösung „LimeSurvey“ kann eine Datenübermittlung an die LimeSurvey GmbH, Papenreye 63, 22453 Hamburg, Deutschland, erfolgen.

SoSci Survey: Bei Durchführung von Umfragen mit der Software-Lösung „SoSci Survey“ kann eine Datenübermittlung an die SoSci Survey GmbH, Erchanberstr. 6, 81929 München, Deutschland, erfolgen.

Microsoft Forms: Bei Durchführung von Umfragen mit der Software-Lösung „Microsoft Forms“ kann eine Datenübermittlung an die Microsoft Ireland Operations Limited, South County Business Park, One Microsoft Place, Carmanhall and Leopardstown, Dublin, D18 P521, Irland, erfolgen.

Bei Anbietern von Umfragesystemen mit Sitz oder Konzernbezug außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums kann ein Drittlandbezug nicht vollständig ausgeschlossen werden. Dies kann insbesondere dann gelten, wenn Anbieter, Muttergesellschaften, verbundene Unternehmen, Supportstrukturen oder Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU bzw. des EWR eingebunden sind. Soweit hierbei personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden oder ein Zugriff aus einem Drittland nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt dies nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Grundlage können insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO oder geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere EU-Standarddatenschutzklauseln, sein.

Speicherdauer:
 

Personenbezogene Daten aus Online-Umfragen werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung, Auswertung und Dokumentation des jeweiligen Umfrageprojekts erforderlich ist.

Soweit dies nach dem Zweck der Umfrage möglich ist, werden die erhobenen Daten zum frühestmöglichen Zeitpunkt anonymisiert oder aggregiert ausgewertet. Nach einer Anonymisierung können einzelne Angaben regelmäßig keiner bestimmten Person mehr zugeordnet werden. Anonymisierte oder aggregierte Ergebnisse können für Auswertungen, Berichte, Veröffentlichungen, Forschungszwecke, Lehrzwecke, Qualitätssicherung oder zur Dokumentation des jeweiligen Projekts weiterverwendet werden.

Die konkrete Speicherdauer hängt insbesondere vom Zweck der Umfrage, der Art des Projekts, den wissenschaftlichen oder organisatorischen Anforderungen sowie etwaigen Dokumentations- oder Nachweispflichten ab. Typischerweise werden personenbezogene Umfragedaten für die Dauer des jeweiligen Projekts und einer angemessenen Nachbereitungszeit gespeichert. Je nach Projekt kann dies wenige Monate oder mehrere Jahre betragen.

Soweit für eine konkrete Umfrage abweichende oder genauere Speicherfristen gelten, werden diese im Rahmen der jeweiligen Umfrage gesondert angegeben.

Folgen bei Nichterteilung:

Die Teilnahme an Online-Umfragen ist freiwillig. Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, personenbezogene Daten im Rahmen einer Online-Umfrage bereitzustellen. Soweit einzelne Angaben für die Durchführung oder Auswertung der jeweiligen Umfrage erforderlich sind, kann eine Teilnahme ohne diese Angaben gegebenenfalls nicht oder nur eingeschränkt möglich sein. Dies kann insbesondere für Pflichtangaben innerhalb der Umfrage oder für technisch erforderliche Systemdaten gelten. 

Sofern bestimmte Angaben freiwillig sind, können Sie die Umfrage grundsätzlich auch ohne diese Angaben fortsetzen, soweit die konkrete Umfrage dies vorsieht. Weitere Folgen entstehen aus der Nichtteilnahme oder der Nichtbereitstellung freiwilliger Angaben grundsätzlich nicht, sofern im Rahmen der jeweiligen Umfrage nichts Abweichendes angegeben ist.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Sofern wir zukünftig in Einzelfällen Verfahren der automatisierten Entscheidungsfindung einsetzen sollten, werden wir hierüber gesondert informieren, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

Ihre Betroffenenrechte

Betroffene Personen können sich bei Fragen im Zusammenhang mit dem Datenschutz und der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten direkt an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten wenden.
 

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie können Informationen über Ihre gespeicherten Daten verlangen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie können fehlerhafte Daten korrigieren lassen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Soweit dies technisch möglich ist haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen jederzeit widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht.

Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Falls Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung gegeben haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung bis zum Widerruf nicht berührt. Ihren Widerruf richten Sie bitte an die angegebenen Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder Verantwortlichen.

Fristen zur Erfüllung von Betroffenenrechten
Wir bemühen uns grundsätzlich, allen Anfragen innerhalb von 30 Tagen nachzukommen. Diese Frist kann sich jedoch aus Gründen gegebenenfalls verlängern, die sich auf das spezifische Betroffenenrecht oder die Komplexität Ihrer Anfrage beziehen.

Zuständige Aufsichtsbehörde

Wir nehmen Ihre Bedenken und Rechte sehr ernst. Sollten Sie aber der Ansicht sein, dass wir Ihren Beschwerden oder Bedenken nicht hinreichend nachgekommen sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Telefon: 07 11/61 55 41-0
Telefax: 07 11/61 55 41-15