Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber (Bewerbungsverfahren sowie Aufnahme in einen Talentpool)

In diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung von Bewerbungsverfahren verarbeiten. Dies umfasst auch optionale Prozesse wie die Aufnahme in einen Talentpool, sofern Sie hierzu gesondert einwilligen. Darüber hinausgehende Informationen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten finden Sie in den allgemeinen Datenschutzhinweisen auf unserer Webseite: https://www.hs-albsig.de/datenschutz/

Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher i.S. Art. 4 Abs. 7 DSGVO:

Hochschule Albstadt-Sigmaringen
Anton-Günther-Straße 51
D-72488 Sigmaringen
Vertretungsberechtigte: Rektorin Dr. Ingeborg Mühldorfer

Telefon: 07571 732 - 0
E-Mail: info@hs-albsig.de
Website: https://www.hs-albsig.de/

Externer Datenschutzbeauftragter

Unser externer Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter:

Name: Benedict Lenz
E-Mail: datenschutzbeauftragter@hs-albsig.de
Website: https://www.exacon-gmbh.de

Informationen zur Datenverarbeitung

Art und Zweck der Verarbeitung:

Die Hochschule Albstadt-Sigmaringen verarbeitet personenbezogene Daten von Bewerber*innen, um Bewerbungsverfahren durchzuführen und über die Besetzung offener Stellen zu entscheiden. Dies umfasst insbesondere die Prüfung der fachlichen Eignung, Befähigung und Leistung sowie die Organisation und Dokumentation des Auswahlverfahrens. Im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens werden die von Ihnen bereitgestellten Unterlagen und Angaben verarbeitet, um:

• Ihre Bewerbung entgegenzunehmen und zu verwalten,
• Ihre Qualifikation und Eignung für die ausgeschriebene Stelle zu prüfen,
• mit Ihnen Kontakt aufzunehmen (z. B. Rückfragen, Einladung zu Gesprächen),
• die gesetzlich vorgesehenen Beteiligungsgremien einzubeziehen (z. B. Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte),
• Auswahlentscheidungen zu treffen und zu dokumentieren.

Optional: Aufnahme in einen Talentpool
Sofern Sie der Aufnahme in einen Talentpool gesondert zustimmen, verarbeitet die Hochschule Ihre Daten zudem, um Sie bei zukünftigen, zu Ihrem Profil passenden Stellenausschreibungen berücksichtigen und kontaktieren zu können.

Datenkategorien:

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeitet die Hochschule Albstadt-Sigmaringen insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Identifikations- und Kontaktdaten: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
• Bewerbungs- und Qualifikationsdaten: Angaben aus Lebenslauf, Anschreiben und beigefügten Unterlagen (z. B. Ausbildung, beruflicher Werdegang, Zeugnisse, Qualifikationen, Referenzen).
• Optionale Angaben: z. B. Foto, Interessen, Angaben zu beruflichen Profilen (LinkedIn/XING) oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihren Unterlagen mitteilen.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO): Soweit von Ihnen freiwillig mitgeteilt (z. B. Angaben zur Gesundheit, Religionszugehörigkeit, Gewerkschaft, ethnischer Herkunft).
• Daten aus dem Bewerbungsverfahren selbst: Interne Bewertungs- und Entscheidungsnotizen, Gesprächsprotokolle, Kommunikationsdaten sowie Dokumentationen gesetzlich vorgeschriebener Beteiligungen (z. B. Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenvertretung).
• Technische Daten bei Nutzung des Bewerbungsportals: Upload- und Systemprotokolle, technische Metadaten.
• Talentpool (nur bei Einwilligung): Für die spätere Kontaktaufnahme erforderliche Bewerbungs- und Kontaktdaten.

Rechtsgrundlagen:

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 4 und § 15 LDSG BW, soweit die Verarbeitung zur Durchführung des Auswahlverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Dienst- bzw. Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Sofern Sie im Zuge Ihrer Bewerbung Angaben nach Art. 9 DSGVO machen (besondere Kategorien personenbezogener Daten, z. B. Gesundheitsdaten, Angaben zu einer Schwerbehinderung, Gewerkschaftszugehörigkeit oder biometrische Daten), erfolgt die Verarbeitung dieser Informationen auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 15 Abs. 2 LDSG BW, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines öffentlich-rechtlichen Beschäftigtenverhältnisses erforderlich ist.

Soweit es sich um ein Auswahlverfahren zur Besetzung einer Beamtenstelle handelt, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 83a Landesbeamtengesetz Baden-Württemberg (LBG BW), soweit dies zur Durchführung des beamtenrechtlichen Auswahlverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beamtenverhältnisses erforderlich ist.

Soweit gesetzliche Verpflichtungen bestehen, personenbezogene Daten aufzubewahren oder gegenüber Prüf- und Aufsichtsstellen offenzulegen (z. B. im Rahmen von haushaltsrechtlichen Vorschriften oder zur Erfüllung von Dokumentationspflichten nach dem AGG), erfolgt die Verarbeitung zudem gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die Aufnahme in einen Talentpool und eine spätere Kontaktaufnahme zu passenden Stellenangeboten erfolgen ausschließlich auf Grundlage Ihrer freiwilligen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Einen Widerruf können Sie an den Verantwortlichen, den Datenschutzbeauftragten oder bevorzugt direkt an die Personalabteilung unter personalabteilung@rwu.de richten

Empfänger und Drittlandtransfer:

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhalten nur diejenigen Stellen innerhalb der Hochschule Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die an der Durchführung des Auswahlverfahrens beteiligt sind. Hierzu gehören insbesondere die zuständige Fakultät bzw. Organisationseinheit, die Personalabteilung sowie die gemäß gesetzlichen Vorgaben einzubeziehenden Gremien (z. B. Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte).

Für die Verwaltung der Online-Bewerbungen setzt die Hochschule ein IT-gestütztes Bewerbungsmanagementsystem der BITE GmbH, Magirus-Deutz-Straße 12, 89077 Ulm, ein. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Soweit Sie in die Aufnahme in einen Talentpool eingewilligt haben, werden Ihre Daten zu diesem Zweck ebenfalls im Bewerbungsmanagementsystem gespeichert und ausschließlich durch hierfür autorisierte Personen der Hochschule verarbeitet. 

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

Speicherdauer:

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist.

Wird Ihre Bewerbung nicht berücksichtigt, werden Ihre Daten spätestens sechs Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens gelöscht, sofern einer Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen der Hochschule entgegenstehen (z. B. Nachweispflichten im Rahmen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes – AGG – oder in Konkurrentenverfahren).

Soweit Sie in die Aufnahme in einen Talentpool eingewilligt haben, werden Ihre Daten für diesen Zweck bis zu zwei Jahre zum Jahresende gespeichert oder bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung werden Ihre Daten in die Personalverwaltung überführt und gemäß den dafür geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben weiterverarbeitet.

Folgen bei Nichterteilung:

Für die Teilnahme am Bewerbungsverfahren ist die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten erforderlich, damit die Hochschule Ihre Eignung prüfen und das Auswahlverfahren ordnungsgemäß durchführen kann. Ohne diese Angaben ist eine Berücksichtigung im Auswahlprozess nicht möglich.

Die Angabe freiwilliger Informationen (z. B. zusätzliche Anlagen oder weiterführende persönliche Angaben) ist nicht erforderlich und hat keinen Einfluss auf das Auswahlverfahren.

Soweit Sie in die Aufnahme in einen Talentpool einwilligen, ist die Bereitstellung Ihrer Daten hierfür freiwillig. Eine Nichterteilung oder ein Widerruf Ihrer Einwilligung hat keine Auswirkungen auf das laufende Bewerbungsverfahren, führt jedoch dazu, dass Ihre Daten nicht (weiter) für Zwecke des Talentpools verarbeitet werden.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Sofern wir zukünftig in Einzelfällen Verfahren der automatisierten Entscheidungsfindung einsetzen sollten, werden wir hierüber gesondert informieren, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

Ihre Betroffenenrechte

Betroffene Personen können sich bei Fragen im Zusammenhang mit dem Datenschutz und der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten direkt an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten wenden.
 

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie können Informationen über Ihre gespeicherten Daten verlangen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie können fehlerhafte Daten korrigieren lassen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Soweit dies technisch möglich ist haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen jederzeit widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht.

Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Falls Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung gegeben haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung bis zum Widerruf nicht berührt. Ihren Widerruf richten Sie bitte an die angegebenen Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder Verantwortlichen.

Fristen zur Erfüllung von Betroffenenrechten
Wir bemühen uns grundsätzlich, allen Anfragen innerhalb von 30 Tagen nachzukommen. Diese Frist kann sich jedoch aus Gründen gegebenenfalls verlängern, die sich auf das spezifische Betroffenenrecht oder die Komplexität Ihrer Anfrage beziehen.

Zuständige Aufsichtsbehörde

Wir nehmen Ihre Bedenken und Rechte sehr ernst. Sollten Sie aber der Ansicht sein, dass wir Ihren Beschwerden oder Bedenken nicht hinreichend nachgekommen sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Telefon: 07 11/61 55 41-0
Telefax: 07 11/61 55 41-15