Datenschutzerklärung zur Verwendung eines Ticketsystems gemäß Art. 13 DSGVO
Kategorien von personenbezogenen Daten die verarbeitet werden können
Persönliche Identifikationsdaten: Name, Titel, E-Mail-Adressen, ggf. zugeteilte (interne) Kennnummern; Texteingaben des Nutzers: Getätigte Eingaben durch den Nutzer
A. Art und Zweck der Verarbeitung | Verwendung des Ticketsystems
Die Hochschule Albstadt-Sigmaringen verwendet ein Ticketsystem zur effizienten Bearbeitung von Störungsmeldungen und Anfragen von Nutzerinnen und Nutzern der IT-Services der Hochschule.
B. Art und Zweck der Verarbeitung | Längere Speicherdauer bei besonderen Fällen
Kritische IT-Probleme, welche über das Ticketsystem der Hochschule abgewickelt werden, können zum Zwecke der Dokumentation und zur vereinfachten zukünftigen Herleitung von Lösungsansätzen auch nach Schließung des jeweiligen Tickets für die Dauer von 3 Jahren gespeichert werden. In diesem Zusammenhang erfolgt auch eine verlängerte Speicherung der in dem Fall verarbeiteten personenbezogenen Daten des Nutzers. Dies betrifft nur Hochschulangehörige sowie ggf. externe Dienstleiter, welche für die Hochschule tätig sind. Alle weiteren Personengruppen sind von der längeren Speicherdauer in besonderen Fällen ausgenommen.
1. Rechtsgrundlage:
Die Datenverarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO, Art. 6 Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 12 Abs. 1, § 2 LHG).
Empfänger:
Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.
2. Speicherdauer
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die vorgenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Eine reguläre Löschung der Daten (gemäß Abschnitt A. | Verwendung des Ticketsystems) erfolgt 12 Monate nach Schließung des Tickets (nach Problemlösung). Daten, welche im Zusammenhang mit kritischen IT-Probleme verarbeitet werden, können (gemäß Abschnitt B. | Längere Speicherdauer bei besonderen Fällen) zum Zwecke der Dokumentation über einen Zeitraum von 3 Jahren zum Jahresende gespeichert werden.
3. Verarbeitung freiwilliger Angaben
Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die Eröffnung eines Tickets erforderlich ist oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Hierzu zählt auch die Erhebung Ihrer persönlichen Identifikationsdaten sowie eine Schilderung des Problems (via Testeingabe). Die Angabe optionaler Daten erfolgt freiwillig.
4. Widerspruch
Sollten Sie der längeren Speicherdauer bei besonderen Fällen (gemäß Abschnitt B.) zur Dokumentation kritische IT-Probleme nicht zustimmen, haben Sie das Recht der Verarbeitung zu widersprechen. Ihre Daten werden dann umgehend gelöscht. Ihren Widerspruch richten Sie bitte an die Kontaktdaten des Verantwortlichen oder des Datenschutzbeauftragten. Zudem können Sie Ihren Widerspruch auch über das Ticketsystem äußern.
5. Ihre Rechte
Als Betroffene/n stehen Ihnen laut DSGVO folgende Rechte zu: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3). Ihren Widerruf richten Sie bitte an den Verantwortlichen oder Datenschutzbeauftragten. Die Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte ist kostenfrei möglich. Wenn Sie von Ihren Betroffenenrechten Gebrauch machen, erhalten Sie spätestens innerhalb eines Monats eine Rückmeldung von uns.
Sollten Sie der Ansicht sein, dass wir Ihre Daten unrechtmäßig verarbeiten, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart, Telefon: 07 11/61 55 41-0