Datenschutzhinweise für Lieferanten, Dienstleister, Kooperationspartner und sonstige externe Stellen

In diesen Datenschutzhinweisen informieren wir darüber, wie wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Anbahnung, Durchführung und Verwaltung von Beschaffungs-, Vertrags-, Dienstleistungs- und Kooperationsbeziehungen mit Lieferanten, Dienstleistern, Auftragnehmern, Kooperationspartnern, sonstigen externen Stellen und Ansprechpartnern verarbeiten. Darüber hinausgehende Informationen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten finden Sie in den allgemeinen Datenschutzhinweisen auf unserer Webseite: https://www.hs-albsig.de/datenschutz/

Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher i.S. Art. 4 Abs. 7 DSGVO:

Hochschule Albstadt-Sigmaringen
Anton-Günther-Straße 51
D-72488 Sigmaringen
Vertretungsberechtigte: Rektorin Dr. Ingeborg Mühldorfer

Telefon: 07571 732 - 0
E-Mail: info@hs-albsig.de
Website: https://www.hs-albsig.de/

Externer Datenschutzbeauftragter

Unser externer Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter:

Name: Benedict Lenz
E-Mail: datenschutzbeauftragter@hs-albsig.de
Website: https://www.exacon-gmbh.de

Informationen zur Datenverarbeitung

Art und Zweck der Verarbeitung:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Anbahnung, Durchführung und Verwaltung von Beschaffungs-, Vertrags-, Dienstleistungs- und Kooperationsbeziehungen mit Lieferanten, Dienstleistern, Auftragnehmern, Kooperationspartnern, sonstigen externen Stellen und Ansprechpartnern.

Die Verarbeitung dient insbesondere der Prüfung und Bearbeitung von Anfragen, der Durchführung von Markterkundungen, der Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungs- und Vergabeverfahren, der Einholung, Prüfung und Bewertung von Angeboten, Teilnahmeanträgen und sonstigen Vergabeunterlagen, der Auswahl und Beauftragung von Lieferanten und Dienstleistern, der Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von Verträgen, der Kommunikation mit Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern, der Koordination von Lieferungen, Dienstleistungen und sonstigen Leistungen, der Rechnungsprüfung und Zahlungsabwicklung sowie der Dokumentation der jeweiligen Beziehung.

Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Hierzu zählen insbesondere haushaltsrechtliche, vergaberechtliche, steuerliche, buchhalterische, dokumentations- und aufbewahrungsrechtliche Pflichten sowie interne Kontroll-, Nachweis- und Compliance-Anforderungen.

Soweit im Rahmen der Zusammenarbeit Zugang zu unseren Systemen, Räumlichkeiten, Informationen oder sonstigen Ressourcen erforderlich ist, kann die Verarbeitung auch der Verwaltung von Zugangs-, Berechtigungs- und Sicherheitsprozessen dienen. Die Verarbeitung erfolgt dabei nur in dem Umfang, der für die jeweilige Beschaffungs-, Vertrags-, Dienstleistungs- oder Kooperationsbeziehung und die damit verbundenen Zwecke erforderlich ist.

Datenkategorien:

Im Rahmen der Anbahnung, Durchführung und Verwaltung von Beschaffungs-, Vertrags-, Dienstleistungs- und Kooperationsbeziehungen mit Lieferanten, Dienstleistern, Auftragnehmern, Kooperationspartnern, sonstigen externen Stellen und Ansprechpartnern verarbeiten wir – abhängig von Art und Umfang der jeweiligen Beziehung – insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Stammdaten: Name, Vorname, Organisation, Unternehmen, Funktion, Abteilung, berufliche Kontaktdaten sowie sonstige Angaben zur Identifikation und Zuordnung der jeweiligen Ansprechperson.
Kontakt- und Kommunikationsdaten: Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kommunikationsinhalte, Gesprächs- und Korrespondenzverläufe sowie sonstige Angaben, die im Rahmen der Kommunikation übermittelt werden.
Vergabe-, Vertrags- und Leistungsdaten: Angaben zu Markterkundungen, Angeboten, Teilnahmeanträgen, Vergabeunterlagen, Bestellungen, Aufträgen, Verträgen, Leistungsbeschreibungen, Projektinhalten, Lieferungen, Dienstleistungen, Abnahmen, Reklamationen, Gewährleistungsfällen und sonstigen Informationen zur Durchführung der jeweiligen Beschaffungs-, Vertrags-, Dienstleistungs- oder Kooperationsbeziehung.
Abrechnungs- und Zahlungsdaten: Rechnungsdaten, Bankverbindungen, Zahlungsinformationen, steuerliche Angaben, Buchungsdaten, Zahlungsstatus sowie sonstige Informationen, die für die Rechnungsprüfung, Zahlungsabwicklung und Buchhaltung erforderlich sind.
Organisations- und Dokumentationsdaten: Zuständigkeiten, Bearbeitungsvermerke, Vorgangs-, Vergabe- und Projektdaten, Nachweise, Protokolle, Freigaben, Prüfvermerke sowie sonstige Daten, die zur internen Organisation, Dokumentation, Nachverfolgung und Kontrolle der jeweiligen Beziehung erforderlich sind.
Zugangs-, Berechtigungs- und Sicherheitsdaten: Soweit erforderlich, Angaben zur Verwaltung von Zugängen zu Räumlichkeiten, IT-Systemen, Plattformen oder sonstigen Ressourcen, insbesondere Benutzerkennungen, Rollen, Berechtigungen, Zugriffsprotokolle, Besucherdaten oder sicherheitsrelevante Nachweise.
Eignungs-, Compliance- und Nachweisdaten: Angaben, die zur Erfüllung gesetzlicher, vertraglicher oder interner Nachweis-, Kontroll-, Eignungs- und Compliance-Anforderungen erforderlich sind, insbesondere Steuer-, Handelsregister-, Gewerbe-, Versicherungs-, Qualifikations-, Zertifizierungs-, Referenz- oder sonstige Eignungsnachweise.

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Beschaffungs-, Vertrags-, Dienstleistungs- und Kooperationsbeziehungen mit Lieferanten, Dienstleistern, Auftragnehmern, Kooperationspartnern, sonstigen externen Stellen und Ansprechpartnern erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 4 LDSG BW: Soweit die Verarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 4 LDSG BW. Dies betrifft insbesondere die Organisation, Durchführung und Dokumentation von Beschaffungs-, Vergabe-, Vertrags-, Dienstleistungs-, Kooperations-, Rechnungs- und Kommunikationsprozessen der öffentlichen Stelle. Auf dieser Grundlage werden insbesondere personenbezogene Daten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern, Beschäftigten, Vertreterinnen und Vertretern oder sonstigen Kontaktpersonen von Lieferanten, Dienstleistern, Auftragnehmern, Kooperationspartnern und sonstigen externen Stellen verarbeitet, soweit dies für die Anbahnung, Durchführung, Verwaltung oder Abwicklung der jeweiligen Beschaffungs-, Vertrags-, Dienstleistungs- oder Kooperationsbeziehung erforderlich ist.

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist oder die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person erforderlich ist, kann die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erfolgen. Dies betrifft insbesondere Fälle, in denen Verträge oder vorvertragliche Maßnahmen unmittelbar mit natürlichen Personen, Einzelunternehmern, freiberuflichen Dienstleistern oder sonstigen natürlichen Personen als Vertragspartnern durchgeführt werden.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Soweit personenbezogene Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Dies betrifft insbesondere haushaltsrechtliche, vergaberechtliche, steuerliche, buchhalterische, dokumentations- und aufbewahrungsrechtliche Pflichten sowie gesetzliche Nachweis- und Mitwirkungspflichten.

Empfänger und Drittlandtransfer:

Innerhalb unserer Organisation erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Anbahnung, Durchführung, Verwaltung oder Abwicklung der jeweiligen Beschaffungs-, Vertrags-, Dienstleistungs- oder Kooperationsbeziehung benötigen. Dies betrifft insbesondere Leitung, Einkauf, Vergabestelle, Haushalts- und Finanzverwaltung, Buchhaltung, Fachabteilungen, Projektverantwortliche, IT, Verwaltung sowie sonstige intern zuständige Stellen.

Personenbezogene Daten können zudem an externe Empfänger übermittelt werden, soweit dies für die Anbahnung, Durchführung, Verwaltung oder Abwicklung der jeweiligen Beschaffungs-, Vertrags-, Dienstleistungs- oder Kooperationsbeziehung, die Bearbeitung von Markterkundungen, Angeboten, Teilnahmeanträgen, Vergabeunterlagen, Bestellungen, Verträgen, Lieferungen oder Dienstleistungen, die Rechnungsprüfung, die Zahlungsabwicklung, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder die Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben erforderlich ist. Hierzu zählen insbesondere Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsberater, Banken, Zahlungsdienstleister, Versicherungen, Versand- und Logistikdienstleister, IT-Dienstleister, Plattformanbieter, Behörden, Gerichte, Prüfstellen, Zuwendungsgeber sowie sonstige externe Stellen, soweit eine Übermittlung im jeweiligen Einzelfall erforderlich oder gesetzlich vorgesehen ist.

Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet nur statt, wenn dies im Zusammenhang mit der jeweiligen Beschaffungs-, Vertrags-, Dienstleistungs- oder Kooperationsbeziehung, dem Einsatz bestimmter IT- oder Kommunikationsdienste oder der Einbindung externer Dienstleister erforderlich ist. In solchen Fällen erfolgt eine Drittlandübermittlung nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln sowie ggf. ergänzender technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen.

Speicherdauer:

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Beschaffungs-, Vertrags-, Dienstleistungs- und Kooperationsbeziehungen mit Lieferanten, Dienstleistern, Auftragnehmern, Kooperationspartnern, sonstigen externen Stellen und Ansprechpartnern nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

Personenbezogene Daten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern, Beschäftigten, Vertreterinnen und Vertretern oder sonstigen Kontaktpersonen werden grundsätzlich für die Dauer der jeweiligen Beziehung oder solange gespeichert, wie die jeweilige Person als Kontaktperson für die jeweilige Beschaffungs-, Vertrags-, Dienstleistungs- oder Kooperationsbeziehung relevant ist.

Wenn uns mitgeteilt wird, dass eine Ansprechperson nicht mehr zuständig ist, die Organisation, das Unternehmen oder die sonstige externe Stelle verlassen hat oder ihre Kontaktdaten nicht mehr aktuell sind, werden die entsprechenden personenbezogenen Daten gelöscht, gesperrt oder aktualisiert, soweit sie für die weitere Abwicklung der jeweiligen Beziehung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungs-, Dokumentations- oder Nachweispflichten entgegenstehen.

Personenbezogene Daten, die Bestandteil von Vergabeunterlagen, Verträgen, Bestellungen, Angeboten, Leistungsnachweisen, Rechnungen, Buchungsunterlagen, geschäftlicher oder verwaltungsbezogener Korrespondenz oder sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sind, können für die Dauer der jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert werden. Diese können sich insbesondere aus haushaltsrechtlichen, vergaberechtlichen, steuerlichen, buchhalterischen, dokumentations- oder aufbewahrungsrechtlichen Vorgaben ergeben.

Daten, die zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich sind, können darüber hinaus für die Dauer der jeweils geltenden Verjährungsfristen gespeichert werden. Nach Ablauf der maßgeblichen Aufbewahrungs- oder Verjährungsfristen werden die Daten gelöscht, sofern keine weitere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht.

Folgen bei Nichterteilung:

Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Beschaffungs-, Vertrags-, Dienstleistungs- und Kooperationsbeziehungen mit Lieferanten, Dienstleistern, Auftragnehmern, Kooperationspartnern, sonstigen externen Stellen und Ansprechpartnern ist grundsätzlich erforderlich, soweit die jeweiligen Daten für die Anbahnung, Durchführung, Verwaltung oder Abwicklung der jeweiligen Beziehung benötigt werden.

Werden erforderliche personenbezogene Daten nicht bereitgestellt, kann dies dazu führen, dass Markterkundungen, Angebote, Teilnahmeanträge oder Vergabeunterlagen nicht geprüft, Verträge nicht vorbereitet oder durchgeführt, Lieferungen oder Dienstleistungen nicht koordiniert, Rechnungen nicht bearbeitet oder gesetzliche Nachweis-, Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten nicht erfüllt werden können.

Soweit personenbezogene Daten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern, Beschäftigten, Vertreterinnen und Vertretern oder sonstigen Kontaktpersonen nicht bereitgestellt oder nicht aktuell gehalten werden, kann dies die Kommunikation und die ordnungsgemäße Abwicklung der jeweiligen Beschaffungs-, Vertrags-, Dienstleistungs- oder Kooperationsbeziehung erschweren oder unmöglich machen.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Sofern wir ein solches Verfahren zukünftig in Einzelfällen doch einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Ihre Betroffenenrechte

Betroffene Personen können sich bei Fragen im Zusammenhang mit dem Datenschutz und der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten direkt an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten wenden.

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie können Informationen über Ihre gespeicherten Daten verlangen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie können fehlerhafte Daten korrigieren lassen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Soweit dies technisch möglich ist haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen jederzeit widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht.

Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Falls Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung gegeben haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung bis zum Widerruf nicht berührt. Ihren Widerruf richten Sie bitte an die angegebenen Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder Verantwortlichen.

Fristen zur Erfüllung von Betroffenenrechten
Wir bemühen uns grundsätzlich, allen Anfragen innerhalb von 30 Tagen nachzukommen. Diese Frist kann sich jedoch aus Gründen gegebenenfalls verlängern, die sich auf das spezifische Betroffenenrecht oder die Komplexität Ihrer Anfrage beziehen.

Zuständige Aufsichtsbehörde

Wir nehmen Ihre Bedenken und Rechte sehr ernst. Sollten Sie aber der Ansicht sein, dass wir Ihren Beschwerden oder Bedenken nicht hinreichend nachgekommen sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Telefon: 07 11/61 55 41-0
Telefax: 07 11/61 55 41-15