Datenschutzhinweise zur allgemeinen Kontaktaufnahme und Kommunikation

In diesen Datenschutzhinweisen informieren wir darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen oder uns ein Anliegen übermitteln. Dies gilt unabhängig davon, über welchen Kommunikationsweg die Kontaktaufnahme erfolgt, insbesondere telefonisch, per E-Mail, schriftlich, über ein Kontaktformular oder über sonstige bereitgestellte Kommunikationskanäle. Darüber hinausgehende Informationen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten finden Sie in den allgemeinen Datenschutzhinweisen auf unserer Webseite: https://www.hs-albsig.de/datenschutz/

Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher i.S. Art. 4 Abs. 7 DSGVO:

Hochschule Albstadt-Sigmaringen
Anton-Günther-Straße 51
D-72488 Sigmaringen
Vertretungsberechtigte: Rektorin Dr. Ingeborg Mühldorfer

Telefon: 07571 732 - 0
E-Mail: info@hs-albsig.de
Website: https://www.hs-albsig.de/

Externer Datenschutzbeauftragter

Unser externer Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter:

Name: Benedict Lenz
E-Mail: datenschutzbeauftragter@hs-albsig.de
Website: https://www.exacon-gmbh.de

Informationen zur Datenverarbeitung

Art und Zweck der Verarbeitung:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der allgemeinen Kontaktaufnahme und Kommunikation, wenn Sie mit uns in Verbindung treten oder uns ein Anliegen übermitteln. Dies kann insbesondere telefonisch, per E-Mail, schriftlich, über ein Kontaktformular auf unserer Webseite oder über sonstige bereitgestellte Kommunikationswege erfolgen.

Die Verarbeitung dient der Entgegennahme, Zuordnung, inhaltlichen Prüfung und Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie der Kommunikation mit Ihnen. Je nach Anlass der Kontaktaufnahme kann die Verarbeitung unterschiedlichen Zwecken dienen. Hierzu zählen insbesondere die Beantwortung allgemeiner Anfragen, die Bearbeitung von Anliegen zu Studium, Lehre, Forschung, Weiterbildung, Veranstaltungen oder sonstigen Angeboten der Hochschule, die Klärung organisatorischer oder fachlicher Rückfragen, die Bearbeitung von Presse-, Kooperations- oder Projektanfragen sowie sonstige Anliegen im Zusammenhang mit den Aufgaben der Hochschule.

Soweit sich aus der Kontaktaufnahme konkrete Folgeschritte ergeben, kann die Verarbeitung personenbezogener Daten auch zur internen Weiterleitung der Anfrage, zur Abstimmung mit zuständigen Fakultäten, Einrichtungen, Fachbereichen oder Verwaltungsstellen sowie zur Vorbereitung weiterer Maßnahmen erforderlich sein. Dies kann beispielsweise die Weiterleitung an die Studienberatung, die Zulassungsstelle, das Prüfungsamt, die Hochschulkommunikation, zuständige Projektverantwortliche oder sonstige zuständige Stellen der Hochschule betreffen.

Die im Rahmen der Kontaktaufnahme verarbeiteten personenbezogenen Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung des jeweiligen Anliegens verwendet. Eine weitergehende Verarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt nur, sofern hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht oder Sie gesondert hierüber informiert wurden.

Datenkategorien:

Im Rahmen der allgemeinen Kontaktaufnahme und Kommunikation verarbeiten wir – abhängig von Art, Inhalt und Anlass der Anfrage – insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Identitäts- und Kontaktdaten: Vor- und Nachname, ggf. Organisation, Einrichtung, Unternehmen oder Hochschule, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift sowie sonstige von Ihnen bereitgestellte Kontaktdaten.
• Inhalts- und Kommunikationsdaten: Angaben und Inhalte, die Sie uns im Rahmen Ihrer Anfrage oder Mitteilung übermitteln, einschließlich des konkreten Anliegens, Rückfragen, ergänzender Informationen, beigefügter Unterlagen sowie sonstiger Kommunikationsinhalte.
• Organisatorische und zuordnungsbezogene Daten: Angaben, die für die interne Zuordnung, Weiterleitung, Bearbeitung und Beantwortung der Anfrage erforderlich sind, etwa zuständige Organisationseinheiten, Fakultäten, Einrichtungen, Fachbereiche oder Verwaltungsstellen, Bearbeitungsvermerke, Vorgangsbezüge oder der Kommunikationsverlauf.
• Technische Metadaten: Soweit die Kontaktaufnahme über elektronische Kommunikationswege erfolgt, können technische Informationen anfallen, die zur Abwicklung der Kommunikation erforderlich sind, etwa Zeitpunkte der Kontaktaufnahme, E-Mail-Headerdaten, technische Kennungen oder Informationen zum verwendeten Kommunikationskanal.

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der allgemeinen Kontaktaufnahme und Kommunikation erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 4 LDSG BW): Soweit die Kontaktaufnahme im Zusammenhang mit den Aufgaben der Hochschule steht, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse. Dies betrifft insbesondere die Bearbeitung allgemeiner Anfragen, Anliegen von Studieninteressierten, Studierenden, Beschäftigten, Kooperationspartnern, Medienvertreterinnen und Medienvertretern sowie sonstigen Personen, die mit der Hochschule in Kontakt treten. Die Verarbeitung dient der sachgerechten Kommunikation, der Zuordnung und Bearbeitung von Anliegen sowie der Erfüllung der gesetzlichen und organisatorischen Aufgaben der Hochschule.

Vorvertragliche Maßnahmen und Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Soweit sich Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags bezieht, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags. Dies kann insbesondere Anfragen im Zusammenhang mit Kooperationen, Dienstleistungen, Veranstaltungen, Weiterbildungsangeboten oder sonstigen vertraglich geprägten Beziehungen betreffen.

Rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Soweit die Hochschule aufgrund gesetzlicher Vorgaben verpflichtet ist, personenbezogene Daten im Zusammenhang mit einer Anfrage zu verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Dies kann insbesondere Dokumentations-, Nachweis-, Auskunfts-, Aufbewahrungs- oder sonstige gesetzliche Pflichten betreffen.

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Sofern Sie uns personenbezogene Daten freiwillig für bestimmte Zwecke zur Verfügung stellen oder einer entsprechenden Verarbeitung ausdrücklich zustimmen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Den Widerruf richten Sie bitte an die angegebenen Kontaktdaten des Verantwortlichen oder des Datenschutzbeauftragten.

Empfänger und Drittlandtransfer:

Zur Bearbeitung von Anfragen im Rahmen der allgemeinen Kontaktaufnahme und Kommunikation können personenbezogene Daten an interne Stellen der Hochschule weitergegeben werden, soweit dies zur sachgerechten Zuordnung, Prüfung, Bearbeitung und Beantwortung des jeweiligen Anliegens erforderlich ist. Dies betrifft insbesondere zuständige Fakultäten, Einrichtungen, Fachbereiche, Verwaltungsstellen, die Studienberatung, die Zulassungsstelle, das Prüfungsamt, die Hochschulkommunikation, Projektverantwortliche oder sonstige zuständige Organisationseinheiten der Hochschule.

Darüber hinaus können externe Dienstleister eingesetzt werden, die personenbezogene Daten im Auftrag der Hochschule verarbeiten. Hierzu zählen insbesondere IT-Dienstleister, Anbieter von Kommunikations-, E-Mail-, Formular- oder Ticketsystemen sowie sonstige Dienstleister, die unterstützende Leistungen im Zusammenhang mit der Entgegennahme, Weiterleitung, Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen erbringen. Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt darüber hinaus nur, soweit dies zur Bearbeitung des konkreten Anliegens erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine sonstige Rechtsgrundlage hierfür vorliegt.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) kann im Einzelfall stattfinden, insbesondere wenn externe Dienstleister oder Kommunikationssysteme eingesetzt werden, deren Verarbeitung ganz oder teilweise in Drittstaaten erfolgt. In solchen Fällen erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten ausschließlich unter Einhaltung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder durch geeignete Garantien wie den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer:

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten im Rahmen der allgemeinen Kontaktaufnahme und Kommunikation nur so lange, wie dies für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens erforderlich ist.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit einer Kontaktaufnahme verarbeitet werden, werden grundsätzlich gelöscht, sobald das Anliegen abschließend bearbeitet ist und keine weiteren Aufbewahrungs-, Dokumentations- oder Nachweispflichten bestehen.

Sofern sich aus der Kontaktaufnahme ein weiterführender Vorgang ergibt, etwa ein Bewerbungs-, Zulassungs-, Studien-, Prüfungs-, Veranstaltungs-, Kooperations-, Vertrags- oder sonstiger Verwaltungsprozess, erfolgt die weitere Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Maßgabe der hierfür jeweils einschlägigen Datenschutzhinweise und gesetzlichen Vorgaben.

Daten, die ausschließlich zu organisatorischen oder kommunikativen Zwecken im Rahmen der Kontaktaufnahme verarbeitet werden und für die weitere Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, werden gelöscht, sobald der jeweilige Zweck entfällt.

Folgen bei Nichterteilung:

Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen der allgemeinen Kontaktaufnahme und Kommunikation ist grundsätzlich freiwillig. Ohne die Bereitstellung der für die Bearbeitung eines Anliegens erforderlichen Informationen kann es jedoch nicht möglich sein, die Anfrage sachgerecht zu prüfen, intern zuzuordnen, zu beantworten oder mit Ihnen zu kommunizieren.

Sofern sich die Kontaktaufnahme auf einen weiterführenden Vorgang bezieht, etwa auf ein Bewerbungs-, Zulassungs-, Studien-, Prüfungs-, Veranstaltungs-, Kooperations-, Vertrags- oder sonstiges Verwaltungsverfahren, kann die Nichtbereitstellung erforderlicher personenbezogener Daten dazu führen, dass das jeweilige Anliegen nicht oder nicht vollständig bearbeitet werden kann.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Sofern wir ein solches Verfahren zukünftig in Einzelfällen doch einsetzen sollten, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Ihre Betroffenenrechte

Betroffene Personen können sich bei Fragen im Zusammenhang mit dem Datenschutz und der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten direkt an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten wenden.
 

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie können Informationen über Ihre gespeicherten Daten verlangen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie können fehlerhafte Daten korrigieren lassen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Soweit dies technisch möglich ist haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen jederzeit widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht.

Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Falls Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung gegeben haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung bis zum Widerruf nicht berührt. Ihren Widerruf richten Sie bitte an die angegebenen Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder Verantwortlichen.

Fristen zur Erfüllung von Betroffenenrechten
Wir bemühen uns grundsätzlich, allen Anfragen innerhalb von 30 Tagen nachzukommen. Diese Frist kann sich jedoch aus Gründen gegebenenfalls verlängern, die sich auf das spezifische Betroffenenrecht oder die Komplexität Ihrer Anfrage beziehen.

Zuständige Aufsichtsbehörde

Wir nehmen Ihre Bedenken und Rechte sehr ernst. Sollten Sie aber der Ansicht sein, dass wir Ihren Beschwerden oder Bedenken nicht hinreichend nachgekommen sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Telefon: 07 11/61 55 41-0
Telefax: 07 11/61 55 41-15