Datenschutzhinweise für Studienbewerber*innen, Studierende und Alumni

In diesen Datenschutzhinweisen informieren wir darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Studiums verarbeiten. Darüber hinausgehende Informationen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten finden Sie in den allgemeinen Datenschutzhinweisen auf unserer Webseite: https://www.hs-albsig.de/datenschutz/

Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher i.S. Art. 4 Abs. 7 DSGVO:

Hochschule Albstadt-Sigmaringen
Anton-Günther-Straße 51
D-72488 Sigmaringen
Vertretungsberechtigte: Rektorin Dr. Ingeborg Mühldorfer

Telefon: 07571 732 - 0
E-Mail: info@hs-albsig.de
Website: https://www.hs-albsig.de/

Externer Datenschutzbeauftragter

Unser externer Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter:

Name: Benedict Lenz
E-Mail: datenschutzbeauftragter@hs-albsig.de
Website: https://www.exacon-gmbh.de

Informationen zur Datenverarbeitung

Art und Zweck der Verarbeitung:

Die Hochschule Albstadt-Sigmaringen verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist und keine schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen dem gegenüberstehen. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere für Zwecke der Studierendenverwaltung, der Durchführung des Studiums und der Prüfungsverfahren. In diesem Zusammenhang verarbeitet die Hochschule personenbezogene Daten sowohl in papiergebundener Form als auch elektronisch mittels der eingesetzten Verwaltungs- und Informationssysteme. Die Datenverarbeitung umfasst dabei insbesondere folgende Zwecke:

Durchführung des Bewerbungs- und Zulassungsverfahrens, einschließlich Prüfung der Zugangsvoraussetzungen und Auswahlentscheidungen
Immatrikulation und Verwaltung des Studierendenstatus (z. B. Fachsemester, Urlaubssemester, Exmatrikulation)
Organisation und Abwicklung des Studiums, einschließlich Lehrveranstaltungen, Praktika, Studienprojekten und sonstigen studienrelevanten Aktivitäten, Verwaltung von Studierendenakten
Durchführung von Prüfungsverfahren, einschließlich Prüfungsanmeldung, Prüfungsabmeldung (z.B. aufgrund von Krankheit), Leistungsbewertung, Anerkennungsverfahren, Widerspruchsverfahren und Verwaltung von Prüfungsakten
Erstellung von Studien- und Prüfungsbescheinigungen sowie Abschlussdokumenten (z. B. Zeugnisse, Urkunden, Ergänzungsdokumente)
Erfüllung gesetzlicher Dokumentations-, Nachweis- und Meldepflichten, z. B. nach Landeshochschulgesetz, Hochschulstatistikgesetz, BAföG-Regelungen oder Krankenversicherungsrecht in jeweils aktueller Fassung
Verwaltung der Hochschul-IT-Konten, einschließlich Bereitstellung von E-Mail-Accounts und Zugängen zu Lernplattformen und hochschulischen IT-Systemen
Sicherstellung des Betriebs der Hochschulinfrastruktur, insbesondere der IT-Systeme, auf denen Ihre Daten verarbeitet werden
Qualitätssicherung, Evaluation und statistische Auswertungen, soweit gesetzlich vorgesehen
Archivierung, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder aus Dokumentationspflichten folgt
Durchführung gesetzlich oder organisatorisch erforderlicher Unterweisungen, insbesondere Sicherheits-, Labor-, Maschinen- oder Arbeitsschutzunterweisungen einschließlich Teilnahme- und Nachweisdokumentation
allgemeine Verwaltungs- und Organisationsprozesse, die zur Abwicklung des Studiums und zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Hochschulbetriebs erforderlich sind (z. B. Raumnutzung, Terminplanung, Zugangskontrollen, Verwaltung von Berechtigungen)
Soweit erforderlich, erfolgt auch eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Gewährleistung der technischen und organisatorischen Betriebsabläufe, zur IT- und Informationssicherheit sowie zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen im öﬀentlichen Hochschulbetrieb.

Die Hochschule nutzt Ihre personenbezogenen Daten zur Ansprache im Rahmen Ihrer Hochschulzugehörigkeit. Zu allen Aspekten Ihres Studiums sprechen wir Sie ohne gesonderte Einwilligung schriftlich, telefonisch oder per E-Mail an – je nachdem, welche Kontaktdaten Sie der Hochschule zur Verfügung gestellt haben.

Datenkategorien:

Es werden ausschließlich Daten verarbeitet, die zur Durchführung des Studiums, der Verwaltung des Studierendenstatus sowie zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben der Hochschule erforderlich sind. Im Rahmen des Studiums ist die Verarbeitung folgender Daten bzw. Datenkategorien erforderlich:

Identitätsdaten (z. B. Name, frühere Namen, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, Staatsangehörigkeit)
Adress- und Kontaktdaten
Daten zur Hochschulzugangsberechtigung und zu bisherigen Bildungs- und Studienzeiten
Bewerbungs- und Zulassungsdaten
Studien- und Immatrikulationsdaten (z. B. Studiengang, Fachsemester, Beurlaubungen, Exmatrikulation)
Angaben zur studentischen Krankenversicherung nach der jeweils geltenden Studenten-Krankenversicherungs-Meldeverordnung (SKV-MV)
Zahlungs- und Beitragsnachweise (z. B. Semesterbeiträge, Gebühren)
Daten im Zusammenhang mit der Teilnahme an Lehrveranstaltungen und verpflichtenden Unterweisungen
Prüfungs- und Leistungsdaten (z. B. Prüfungsanmeldungen, Ergebnisse, Anerkennungen, Entscheidungen in Widerspruchsverfahren)
Verwaltungs- und Kommunikationsdaten
Daten zur Nutzung der Hochschul-IT, einschließlich Benutzerkennungen und Studierendenausweis
Daten, die im Rahmen gesetzlicher Meldepflichten zu übermitteln sind (z. B. nach Hochschulstatistikgesetz, BAföG, Krankenversicherung)
IT-, Kommunikations- und Zugriffsdaten (Benutzerkennungen, System- und Sicherheitsprotokolle, Kommunikationsmetadaten sowie Daten, die im Rahmen der IT-Sicherheit und Erkennung und Behandlung von Sicherheitsvorfällen erforderlich sind). Eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle findet nicht statt.
Ggf. Gesundheitsdaten, soweit dies zur Entscheidung über die Zulassung zum Studium, über die Gewährung von Nachteilsausgleichen, für Prüfungsentscheidungen, über Beurlaubungen, über Erlass und Stundung von Studiengebühren, sowie für die Durchführung von praktischen Studiensemestern und bei Bewerbungen für einen Auslandsaufenthalt erforderlich ist.

Weitere Einzelheiten ergeben sich aus der „Satzung der Hochschule über die Verpflichtung zur Angabe von personenbezogenen Daten sowie über die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung der Aufgaben der Hochschule“, die die maßgeblichen Datenkategorien und Erhebungsverpflichtungen detailliert regelt.

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben der Hochschule im Rahmen des Studiums sowie der Verwaltung des Studierendenstatus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO und § 4 LDSG Baden-Württemberg in Verbindung mit §12 Abs. 1 Landeshochschulgesetz BW - LHG. Für einzelne Verarbeitungen gelten daneben weitere gesetzliche Grundlagen, insbesondere:

Landeshochschulgesetz (LHG)
Studenten-Krankenversicherungs-Meldeverordnung (SKV-MV)
BAföG / Regelungen der Ämter für Ausbildungsförderung
gegebenenfalls weitere spezialgesetzliche Bestimmungen

Soweit Gesundheitsdaten erhoben werden, erfolgt dies gemäß § 12 Abs. 2 LHG BW

Soweit einzelne Datenverarbeitungen auf einer Einwilligung beruhen (z. B. freiwillige Angaben oder die Nutzung bestimmter Dienste), ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. In diesen Fällen werden Sie gesondert informiert.

Die maßgeblichen Pflichten zur Angabe von personenbezogenen Daten sowie die zulässigen Datenverarbeitungen ergeben sich zudem aus der „Satzung der Hochschule über die Verpflichtung zur Angabe von personenbezogenen Daten sowie über die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung der Aufgaben der Hochschule“.

Empfänger und Drittlandtransfer:

Im Rahmen der Durchführung des Studiums, der Verwaltung des Studierendenstatus sowie der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben werden Ihre personenbezogenen Daten nur an diejenigen Stellen weitergegeben, die diese zur Aufgabenerfüllung benötigen oder hierzu gesetzlich verpflichtet sind. Hierzu zählen insbesondere:

Interne Empfänger

Studierendenverwaltung und Zulassungsstelle
Prüfungsmanagement und Prüfungsausschüsse
Fakultäten, Studiengangsleitungen und Lehrende
Praxisämter bzw. Stellen, die Praxissemester betreuen
Beauftragte der Hochschule (z. B. Gleichstellungsbeauftragte, Beauftragte für Studierende mit Behinderung, Qualitätsmanagement Beauftragte, International Office), soweit zur Aufgabenerfüllung erforderlich
Hochschul-IT und Rechenzentrum
Bibliothek
Verwaltungseinheiten, die Zahlungen, Gebühren, Beitragswesen oder Mahnwesen betreuen
Abteilung und zuständige Stellen in besonderen Verfahren (z. B. Widersprüche, Prüfungsrecht)

Externe Empfänger

Studierendenwerke, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher oder satzungsgemäßer Aufgaben erforderlich ist
Krankenkassen im Rahmen der Studenten-Krankenversicherungs-Meldeverordnung (SKV-MV)
Ämter für Ausbildungsförderung (BAföG)
Deutsche Rentenversicherung (z. B. für Immatrikulations- bzw. Exmatrikulationsmitteilungen)
Statistisches Landesamt im Rahmen der gesetzlichen Meldepflichten nach Hochschulstatistikgesetz
ggf. ausländische Hochschulen oder Kooperationspartner oder Kooperationshochschulen im Rahmen von Austauschprogrammen oder Praxissemestern (nur soweit für die Durchführung des jeweiligen Programms erforderlich)
ggf. Behörden im Rahmen gesetzlicher Auskunftspflichten

Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO

Zur Erbringung bestimmter Dienstleistungen setzt die Hochschule sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein. Diese verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich nach dokumentierter Weisung und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Hierzu gehören insbesondere Anbieter und Dienstleister in den Bereichen:

IT-Infrastruktur, Systembetreuung und Rechenzentrumsbetrieb
Software- und Cloud-Services (z. B. Personalmanagementsysteme, Schulungs- oder Kommunikationsplattformen, Microsoft 365, HISinOne-Hosting)
Elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement und Datenvernichtung
Videokonferenz- und Kommunikationssysteme

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an andere Empfänger erfolgt nur, sofern hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder Sie zuvor eingewilligt haben.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) kann im Einzelfall stattfinden, insbesondere im Zusammenhang mit der Nutzung von IT-Systemen oder Cloud-Diensten. In solchen Fällen erfolgt eine Übermittlung nur, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Das bedeutet, dass entweder ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für das betreffende Land besteht (z. B. für das Vereinigte Königreich, die Schweiz oder Kanada), oder durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln und ggf. ergänzenden Schutzmaßnahmen ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt wird.

Speicherdauer:

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke, für die wir sie verarbeiten, erforderlich ist. Falls wir Daten für mehrere Zwecke verarbeiten, werden sie gelöscht oder in einem Format gespeichert, das keine direkten Rückschlüsse auf Ihre Person zulässt, sobald der letzte spezifische Zweck erfüllt ist. Für einzelne Verarbeitungsvorgänge gelten folgende Grundsätze:

Bewerberdaten, die nicht zur Immatrikulation führen, werden spätestens zum Ende des Kalenderjahres gelöscht, das auf das Jahr der Bewerbung folgt.
Studierendendaten, insbesondere Unterlagen der Studierendenakte, werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie für die Durchführung des Studiums, für Prüfungsverfahren oder für die Verwaltung des Studierendenstatus nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Einzelne Datenkategorien können aufgrund prüfungs-, archiv- oder haushaltsrechtlicher Vorgaben länger gespeichert werden.
Prüfungsbezogene Unterlagen, insbesondere Anträge, Bescheide, Atteste, Anerkennungs- oder Widerspruchsverfahren sowie damit verbundene Korrespondenz, werden entsprechend den für Prüfungsakten geltenden hochschulrechtlichen Bestimmungen aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Prüfung abgeschlossen oder der Prüfungsfall endgültig geschlossen wurde.
Abschlussrelevante Daten, insbesondere solche, die zur Ausstellung und nachträglichen Überprüfung von Zeugnissen, Urkunden und Abschlussdokumenten erforderlich sind, werden entsprechend den gesetzlichen oder archivrechtlichen Aufbewahrungspflichten längerfristig gespeichert. Dies dient der Validierung ausgestellter Abschlussdokumente sowie dem Nachweis erworbener Qualifikationen.
Daten, die zur Abwehr oder Durchsetzung rechtlicher Ansprüche erforderlich sind, können von uns so lange aufbewahrt werden, wie ein entsprechendes Verfahren angestrengt werden könnte.
Archivierungspflichtige Daten werden gemäß den Bestimmungen des Landesarchivgesetzes Baden-Württemberg aufbewahrt oder dem zuständigen Archiv angeboten.

Folgen bei Nichterteilung:

Sie müssen nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die zur Durchführung des Studiums, zur Verwaltung des Studierendenstatus oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben erhoben werden müssen. Ohne diese Daten ist die Hochschule in der Regel nicht in der Lage, Studienbewerber zum Studium zuzulassen, die erforderlichen Vorgänge zur Studierendenverwaltung durchzuführen, oder Prüfungsverfahren abzuwickeln. Falls Sie in diesen Fällen die Verarbeitung Ihrer Daten ablehnen, kann dies dazu führen, dass ein Studium nicht aufgenommen, fortgeführt oder ordnungsgemäß durchgeführt werden kann. Die Angabe freiwilliger bzw. optionaler Daten ist hingegen nicht verpflichtend; eine fehlende Bereitstellung hat in diesen Fällen keine nachteiligen Folgen.

Automatisierte Entscheidungsfindung:

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Sofern wir zukünftig in Einzelfällen Verfahren der automatisierten Entscheidungsfindung einsetzen sollten, werden wir hierüber gesondert informieren, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

Ihre Betroffenenrechte

Betroffene Personen können sich bei Fragen im Zusammenhang mit dem Datenschutz und der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten direkt an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten wenden.

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie können Informationen über Ihre gespeicherten Daten verlangen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie können fehlerhafte Daten korrigieren lassen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, sofern hierfür die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Soweit dies technisch möglich ist haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen jederzeit widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht.

Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Falls Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung gegeben haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung bis zum Widerruf nicht berührt. Ihren Widerruf richten Sie bitte an die angegebenen Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder Verantwortlichen.

Fristen zur Erfüllung von Betroffenenrechten
Wir bemühen uns grundsätzlich, allen Anfragen innerhalb von 30 Tagen nachzukommen. Diese Frist kann sich jedoch aus Gründen gegebenenfalls verlängern, die sich auf das spezifische Betroffenenrecht oder die Komplexität Ihrer Anfrage beziehen.

Zuständige Aufsichtsbehörde

Wir nehmen Ihre Bedenken und Rechte sehr ernst. Sollten Sie aber der Ansicht sein, dass wir Ihren Beschwerden oder Bedenken nicht hinreichend nachgekommen sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Telefon: 07 11/61 55 41-0
Telefax: 07 11/61 55 41-15