Beschäftigung als Hilfskraft

Sie haben die Möglichkeit an der Hochschule Albstadt-Sigmaringen als studentische/wissenschaftliche Hilfskraft in Forschung und Lehre (z.B. als Tutor) oder auch als Hilfskraft nach TV-L tätig zu werden. Nachfolgend finden Sie die entsprechende Informationen und Formulare!

Wichtige Info vorab:

  • Der Antrag auf Beschäftigung einer stud./wiss. Hilfskraft ist mindestens zwei Wochen vor Beschäftigungsbeginn der Personalabteilung ausgefüllt und unterschrieben einzureichen !
  • Ohne gültigen Arbeitsvertrag, welcher der Personalabteilung von beiden Vertragspartner unterschrieben vorliegt, darf keine Arbeitsaufnahme erfolgen: §14(4) TzBfG !
  • Die Beschäftigung erfolgt immer nur für volle Monate!

Formulare und FAQ´s zum Thema Hilfskräfte:

Die meisten Hiwi-Stellen bzw. Tutorienstellen werden direkt von den jeweiligen Instituten gesucht - und gefunden.

Wenn Sie an einem Hiwi-Job interessiert sind, schauen Sie regelmäßig auf die "schwarzen Bretter" der Hochschule, besuchen Sie Fakultäten/Abteilungen auf unsere Homepage oder fragen Sie einfach persönlich oder per E-Mail bei den Fakultäten/Abteilungen nach z.B. bei Sekretariate, Professoren, Laborleiter/Innen, Bibliotheksmitarbeiter/Innen, Referat für Kommunikation und Marketing (RKM), Rektorat, Verwaltung, Technische Abteilung, alle Organisatoren von Veranstaltungen, etc. Die E-Mailadresse setzt sich immer aus NACHNAME@hs-albsig.de zusammen.

 

1) Voraussetzung:

  • Studentische Hilfskraft: An einer dt. HS immatrikuliert.
  • Wissenschaftliche Hilfskraft: An einer HS immatrikuliert (Ausnahme ist möglich) UND es muss ein erster Hochschulabschluss (Bachelordiplom o.a.) nachgewiesen werden UND die Tätigkeit muss einen ersten Hochschulabschluss erfordern!
  • TV-L Hilfskräfte: I.d.R. an der HSAS immatrikuliert

2) Tätigkeit/Befristungsgrundlage:

  • Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte üben Hilfstätigkeiten für Forschung und Lehre aus und/oder unterstützen Studierende in Tutorien (§57, Satz 2 LHG). Die Befristung beruht auf dem WissZeitVG!
  • TV-L Hilfskräfte üben überwiegend einfachste oder einfache Tätigkeiten aus, die nicht in Zusammenhang mit Forschung und Lehre stehen, z.B. Infrastrukturaufgaben, Sekretariatstätigkeiten, Systemadministrationsaufgaben, Webmastertätigkeiten, o.a..Die Befristung beruht auf §30 TV-L in Verbindung mit §14 TzBfG. Der Personalrat ist zu beteiligen!

3) Vergütung mit Angabe zum max. Beschäftigungsumfang für den Fall einer gewünschten geringfügigen Beschäftigung mit max. Entgelt von 450 €/Monat:

  • Studentische Hilfskraft        : Vergütung: 10,77 € (max.41 Std./Monat - sofern die Beschäftigung geringfügig sein soll)
  • Wissenschaftliche Hilfskraft: Vergütung: 12,52 € (max. 35 Std./Monat - sofern die Beschäftigung geringfügig sein soll)
  • TV-L Hilfskräfte                    : Die Stundenvergütung richtet sich nach Ihrer Tätigkeit bzw. Ihrer TV-L Eingruppierung (max.Beschäftigungsumfang,falls geringfügig: Je nach TV-L Eingruppierung)

4) Kurzinfo zu möglichen Beschäftigungsarten: Die Beschäftigung bzw. die Sozialversicherungs- und Steuerpflicht liegt in Ihrer eigenen Verantwortung! Informieren Sie sich deshalb vor Vertragsabschluss! Bedenken Sie auch, dass alle Beschäftigungen innerhalb einer Beschäftigungsart summiert werden und bei einer Tätigkeit über 20 Stunden/Woche der Verlust des Studierendenstatus erfolgen kann! Nachfolgend eine kurze Übersicht über die Möglichkeiten in Bezug auf die Beschäftigungsarten (siehe auch: Mit Nebenob durch das Studium - Studenten als Minijobber bzw. Minijobzentrale.de):

  • gerinfügiger/450 Euro Minijob: Wenn das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt die 450-Euro-Grenze nicht übersteigt (max. Besch.Umfang siehe "Vergütung"). Für die Hilfskraft ist diese Beschäftigungsart, bis auf den Rentenversicherungsbeitrag in Höhe von 3,6% (von der sich die Hilfskraft jedoch auch befreien lassen kann) sozialversicherungsfrei! Nur der Arbeitgeber zahlt Sozialversicherungsanteile in Höhe von ca. 28 - 30% (RV: 15%, KV: 13% + Umlagen).
  • kurzfristiger Minijob: Wenn Ihre Beschäftigung von vornherein auf drei Monate oder 70 Arbeitstage befristet ist. Der Verdienst ist hier unerheblich. Diese Beschäftigung ist für AN und AG sozialversicherungsfrei. Es entstehen ca. 2% Umlagekosten, die der AG trägt!
  • Werkstudent, wenn Sie als ordentlich Studierender an einer Fachschule oder Hochschule immatrikuliert sind und daneben eine Beschäftigung mit nicht mehr als 20 Stunden wöchentlich und mit einem regelmäßigen monatlichen Verdienst von > 450 Euro ausüben. Es entstehen nur Beiträge für die Rentenversicherung, die von AG und AN je zur Hälfte getragen werden (siehe Gehaltsrechne für Werkstudenten o.G. oder DRV bzw. Übergangsbereichsrechner). Für alle Fragen zu Ihrem Werkstudenten-Status wenden Sie sich an Ihre Krankenkasse.

5) Hinweis: Arbeitsverhältnisse als studentische oder wissenschaftliche Hilfskraft gemäß §57 Landeshochschulgesetz (LHG) und des Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG) werden befristet geschlossen und beruhen auf dem Gesetz über befristete Arbeitsverhältnisse in der Wissenschaft (WissZeitVG)! Bitte beachten Sie, dass eine Tätigkeit als Hilfskraft Einfluss auf eine evt. spätere geünschte Beschäftigung nach dem TzBFG hat und diese ggfls. dann nicht erfolgen kann!

  1. Die Beschäftigung einer Hilfskraft ist der Personalabteilung 2 Wochen bzw bei T-VL Aushilfskräften 4 Wochen vor Arbeitsbeginn über die Fakultätssekretariate einzureichen.
  2. Zunächst ist der Antrag "Beschäftigung einer Hilfskraft" auszufüllen und mit allen geforderten Angaben und Unterschriften über das entsprechende Fakultätssekretariat bei der Personalabteilung (Frau Ruther) einzureichen.
  3. Handelt es sich um einmalige Arbeitseinsätze (Karrierebörse, Tag der Technik, etc.) können nach Absprache mit Fr. Ruther (ruther@hs-albsig.de) die Stunden durch den Betreuer per E-Mail nachgereicht werden!
  4. Die Personalabteilung prüft die eingereichten Unterlagen, meldet die Daten dem LBV, verschickt die Unterlagen (ausgefüllte Formblätter, Bescheinigungen, etc.) an das LBV und erstellt den Arbeitsvertrag. Dieser geht in 2facher Ausfertigung zusammen mit dem vorbesetzten Dokumentationsformular an die Hilfskraft, welche eine Ausfertigung des Arbeitsvertrags unterschrieben der Personalabteilung zurücksenden muss.
  5. Erst nach Vorliegen des - von beiden Seiten unterschriebenen Arbeitsvertrags - bei der Personalabteilung darf die Tätigkeit aufgenommen werden.
  6. Die Hilfskraft muss die erbrachten Arbeitsstunden entsprechend § 17 Mindestlohngesetz mittels des Formulars "Dokumentation der täglichen Arbeitszeit" termingerecht eintragen und vom Betreuer bestätigen lassen. Die Dokumentation muss jederzeit für Prüfzwecke einsehbar sein! Nach Vertragsende muss die Dokumentation beim Betreuer oder in der Fakultät abgegeben werden.
  7. Entgelt: Entsprechend der Aktenlage wird vom LBV (Landesamt für Besoldung und Versorgung) das Entgelt berechnet und wird zum Ende des Monats ausbezahlt. Voraussetzung hierfür ist, dass die Unterlagen spätestens zum 15ten des Monats dem LBV vorgelegen haben! Sie erhalten pro Beschäftigung nur eine Lohnabrechnung vom LBV. Diese wird auch in Ihrem pers. Kundenportal hinterlegt: www.lbv.bwl.de – Kundenportal – Pers.Nr. und Passwort.

Als Hilfskraft sind Sie selbst für ihre Sozialversicherungs- und Steuerpflicht zuständig!

  • Die Beschäftigungsart wird vom LBV anhand der von Ihnen eingereichten Unterlagen/Formularen zugeordnet.
  • Das LBV wendet die elektronische Lohnsteuerkarte (ELStAM) an! Ihre Steuermerkmale werden somit anhand Ihrer Steuer-ID beim Bundeszentralamt für Steuern (ELStAM-Datenbank) abgefragt! Haben Sie noch keine ELStAM Nummer, so können Sie diese hier beantragen.
  • Bei Angabe der Steuerklasse 1 bis 5 geht das LBV von einer Hauptbeschäftigung aus. Entsprechend sehen wir uns bei Angabe der Steuerklasse 6 als Nebenarbeitgeber.
  • Es ist möglich die Tätigkeit pauschal zu versteuern. Hierzu bitte das LBV-Formblatt 47101 ausgefüllt einreichen

Das Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) ist die gehaltsabrechnende Stelle für die Hochschule Albstadt-Sigmaringen. Die Hochschule meldet die Beschäftigung und schickt alle erforderlichen Unterlagen/Formulare per Schnittstelle.

Das montaliche Entgelt wird vom LBV berechnet und zum Monatsende vom LBV ausbezahlt, vorausgesetzt die Unterlagen sind zum 15ten des lfd. Monats beim LBV eingegangen!

Gehaltsmitteilung: Fordern Sie mit einer formlosen E-Mail an: Zugangsdaten@lbv-bwl.de unter Angabe Ihrer LBV-Personalnummer einen Zugang zu Ihrem LBV-Servicekonto an. Hier werden alle Anschreiben und Dokumente vom LBV hinterlegt. Geben Sie im Servicekonto Ihre E-Mail an, damit Sie benachrichtigt werden, sobald das LBV neue Post eingestellt!

Mit dem Arbeitsvertrag erhalten Sie u.a. das mit Ihren Daten vorbelege Formular "Dokumentation der täglichen Arbeitszeit" zugeschickt. Dieses können Sie HIER ohne Vorbesetzung als Excel-Formular downloaden!

  • Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit ist auf dem Formular Dokumentation der täglichen Arbeitszeit binnen sieben Tagen nach Erbringung der Arbeitsleistung einzutragen (§17 MiLoG).
  • Die Arbeitszeit ist analog zur HSAS-Dienstvereinbarung und zum Arbeitszeitgesetz (ArbZG) zu erbringen!
  • Bitte beachten Sie unbedingt die Pausenregelung nach §4 ArbZG!
  • Auch der in Absprache mit dem Betreuer genommene Urlaub, Krankheitstage oder genehmigte Zeitzuschläge sind auf der Dokumentation einzutragen!
  • Nach Beschäftigungsende ist  binnen einer Woche die ausgefüllte und vom Betreuer abgezeichnete Dokumentation der Hochschule (Sekretariat bzw. Abteilung) unaufgefordert einzureichen!
  • Werden vereinbarte Arbeitsleistungen durch die Hilfskraft nicht erbracht ist dies umgehend der Personalabteilung zu melden, damit gegebenfalls das Entgelt ausgesetzt bzw. zurückgefordert werden werden kann!

Arbeitszeit: Der Umfang der Arbeitszeit ist im Arbeitsvertrag festgelegt. Die Lage der Arbeitszeit, also deren Verteilung auf die Wochentage, hingegen nicht. Die Tätigkeit ist in Absprache mit dem Betreuer analog zur HSAS-Dienstvereinbarung und zum Arbeitszeitgesetz (ArbZG) zu erbringen und zu dokumentieren. Übersteigt die Arbeitszeit aller Arbeitsverträge (mit der Hochschule Albstadt-Sigmaringen und auch anderen Arbeitgebern) insgesamt 20 Stunden, werden Studierende voll sozialversicherungspflichtig, da die überwiegende Arbeitskraft dem Erwerb und nicht dem Studium dient. Ausnahme z.B.: bei Beschäftigung während den Semesterferien!

Pausenregelung: Die Arbeitszeit darf max. 10 Stunden am Tag betragen, es ist jedoch unbedingt die Pausenregelung zu beachten (§4 ArbZG)!. Bei mehr als 6 Stunden ununterbrochener Arbeitszeit besteht die Pflicht auf eine Pause von min. 30 Minuten. Ab 9 Stunden Arbeitszeit muss erneut eine Pause von mind. 15 Minuten erfolgen!

Zeitzuschlag: In Bezug auf Arbeiten ausserhalb von Werktagen (z.B. bei Messen, o.a.) verweisen wir auf den §10 ArbZG!

Zeitzuschläge müssen innerhalb des Beschäftigungsverhältnisses mittels des Formulars Zeitzuschläge Hilfskräfte und der ausgefüllten Dokumentation bei der Personalabteilung beantragt werden. Der berechneten Zeitzuschlag muss dann auf der Dokumentation eingetragen werden, so das der Zeitzuschlag automatisch als Arbeitsstunden gilt! Für Rückfragen steht die Personalabteilung gerne bereit.

Bei Nachtarbeit ist zu beachten, dass diese VORAB bei der Personalabteilung bzw. beim Personalrat zu beantragen und zu genehmigen ist!

Die Beantragung einer Dienstreise (dies betrifft auch die Fahrt zwischen den Hochschulstandorten) erfolgt mittels des Antrags auf Gehmigung einer Dienstreise !

Voraussetzungen/Informationen:

  • Es besteht ein gültiger Arbeitsvertrag mit der Hochschule Albstadt-Sigmaringen
  • Der Dienstreiseantrag ist vor Antritt der Reise vom Dekan schriftlich zu genehmigen
  • Auf dem Dienstreiseantrag ist zwingend anzugeben welche dienstlichen Aufgaben in wessen Auftrag die Dienstreise erforderlich macht! 
  • Mit der Abrechnung der genehmigten Dienstreise erfolgt gegebenenfalls auch die Erstattung von Fahrkosten (bei Nutzung des Privat PKW o.a.)
  • Die Fahrzeit gilt als Dienstzeit und muss auf der "Dokumentation" eingetragen werden!

Vorgehensweise bei Arbeitsunfähigkeit/Krankheit: Merkblatt Krankheit

Speziell für Hilfskräfte hier noch das Merkblatt zu den Urlaubs- und Krankheitsregelungen für Hilfskräfte

Unfall: Unfälle während der Arbeitszeit bzw. Wegeunfälle müssen sofort der Abteilung Arbeitssicherheit gemeldet werden! Das Ausfüllen des entsprechenden Formulars als Meldung an die Unfallversicherung ist umgehend zu veranlassen. Alle Hilfskräfte sind bei der Unfallkasse Baden-Württemberg gegen Arbeitsunfälle und Berufserkrankungen versichert. Versicherungsschutz besteht nur, bei Vorliegen eines gültigen Vertragsverhältnisses!

Sonderurlaub: Hilfskräften können auf Antrag Sonderurlaub ohne Fortzahlung der Vergütung gewährt werden. Dienstliche und betriebliche Verhältnisse sind dabei zu berücksichtigen.

Mutterschutz/Elternzeit: Wenn die studentische Hilfskraft schriftlich ihr Einverständnis erklärt, kann sie ihre Tätigkeit bis zur Entbindung weiter ausüben. Mutterschutz ab dem Tag der Entbindung ist in Anspruch zu nehmen

Das Beschäftigungsverhältnis einer studentischen Hilfskraft endet im Regelfall – sofern keine Weiterbeschäftigung erfolgt - mit Ablauf der im Arbeitsvertrag vereinbarten Frist.
Ein vorzeitiges Ende ist in folgenden Fällen möglich:
a) Auflösungsvertrag
b) Ordentliche Kündigung
c) Außerordentliche Kündigung
d) Exmatrikulation
e) Studienabschluss
Abweichend von Buchstabe d) endet das Beschäftigungsverhältnis mit Ablauf des Semesters, in dem die studentische Hilfskraft die letzte Prüfung abgelegt hat. Das Datum ist unverzüglich mitzuteilen. In der Regel tritt mit dem Tag nach der letzten Prüfung Versicherungspflicht in allen Zweigen der Sozialversicherung ein. Die Mitteilung ist auch erforderlich, wenn die letzte Prüfung in einem Bachelor-Studiengang absolviert wurde und ein nachfolgendes Masterstudium beabsichtigt ist.

Hinweis auf die Pflichten von Beschäftigten nach dem SGB III
Im Zusammenhang mit dem Abschluss des befristeten Arbeitsvertrags bzw. mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag wird auf Folgendes hingewiesen: Beschäftigte sind verpflichtet, bereits bei einem bestehenden Arbeitsverhältnis frühzeitig vor dessen Beendigung eigenverantwortlich nach einer weiteren Beschäftigung zu suchen (§ 2 Absatz 5 Nr. 2 SGB III). Außerdem sind Beschäftigte, deren Arbeitsverhältnis endet, verpflichtet sich spätestens drei Monate vor dessen Beendigung persönlich bei der Bundesagentur für Arbeit arbeitsuchend zu melden. Liegen zwischen der Kenntnis des Beendigungszeitpunktes und der Beendigung des Arbeitsverhältnisses weniger als drei Monate, hat die Meldung innerhalb von drei Tagen nach Kenntnis des Beendigungszeitpunts zu erfolgen. Zur Wahrung dieser Fristen reicht eine Anzeige unter Angabe der persönlichen Daten und des Beendigungszeitpunktes aus, wenn die persönliche Meldung nach terminlicher Vereinbarung nachgeholt wird. Die Pflicht zur Meldung besteht unabhängig davon, ob der Fortbestand des Arbeitsverhältnisses gerichtlich geltend gemacht oder vom Arbeitgeber in Aussicht gestellt wird (§ 38 Abs. 1 SGB III). LBV 41116 – 04/09

 

Die Hilfskraft hat einen Anspruch auf die Ausstellung einer Tätigkeitsbescheinigung über Art und Dauer der Tätigkeit. Die Erstellung von Bescheinigungen erfolgt durch die Personalabteilung. Bitte senden Sie uns ein E-Mail an ruther@hs-albsig.de.

Möchten Sie, dass zusätzlich zu der Art und Dauer auch Ihre Tätigkeiten aufgeführt werden, so muss die/der BetreuerIn diese vorab der Personalabgteilung per E-Mail zukommen lassen!

 

Datenschutz:

Wir speichern sämtliche Daten Ihres Arbeitsvertrages auch in elektronischer Form in unserem Personalverwaltungssystem. Einen Datenspiegel über die gespeicherten Daten erhalten Sie gerne auf Anfrage. Die Auszahlung der Bezüge erfolgt durch das Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) in Fellbach. Die hierfür erforderlichen Daten werden dem LBV elektronisch übermittelt. Bitte beachten Sie auch das Merkblatt zum Datenschutz des LBV (LBV 4000). Weiterer Informationen des LBV zum Thema Datenschutz finden Sie unter: https://lbv.landbw.de/das-lbv/kontakt/datenschutz.              

Rechtliche Grundlagen (in der jeweils aktuellen Fassung):      

  • Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG)

  • Mindestlohngesetz (MiLoG)

  • Sozialgesetzbuch (SGB)

  • Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)

  • Landeshochschulgesetz (LPVG)

  • Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

  • Dienstvereinbarung der Hochschule Albstadt-Sigmaringen

  • Der Antrag auf Beschäftigung einer Hilfskraft und die benötigten Unterlagen sind mindestens 2 bzw. bei TV-L Hilfskräften 4 Wochen vor Beginn der Vertragslaufzeit über die Fakultätssekretariate bei der Personalabteilung vollständig ausgefüllt und unterschrieben einzureichen.
  • Die Tätigkeit bzw. das Tutorium muss zwingend auf dem Antrag auf Beschäftigung einer Hilfskraft aufgeführt sein (gerne kann auch ein extra Blatt zur Tätigkeitsbeschreibung beigelegt werden)!
  • Sobald der Arbeitsvertrag erstellt wurde, erhält der/die BetreuerIN ein Bestätigungs-E-Mail über den Versand des Arbeitsvertrags an die Hilfskraft.
  • Die Tätigkeit darf nur aufgenommen werden, wenn ein ordnungsgemäßer Vertragsabschluss vorliegt und der von der Hilfskraft unterschriebene Arbeitsvertrag vor Beschäftigungsbeginn der Personalabteilung zugeleitet wurde!
  • Rückwirkende Verträge für Hilfskräfte sind nicht möglich!
  • Die Arbeitszeit ist analog zur HSAS-Dienstvereinbarung und zum Arbeitszeitgesetz (ArbZG) zu erbringen!
  • Vorsorgeuntersuchungen bzw. Sicherheitsunterweisungen sind durch die/den Betreuer(in) oder die/den Kostenstellenstellenverantwortliche(n) zu veranlassen!
  • Die/der Betreuer(in) ist für die tatsächliche Durchführung der Beschäftigung und die Dokumentation der AZ nach § 17 Mindestlohngesetz verantwortlich (siehe auch: Schreiben Kanzlerin und Dokumentation ). Nach §17 des Gesetztes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohn (MiLoG) besteht seit 01.01.2015 die Pflicht für geringfügig Beschäftigte (nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch) Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit binnen 7 Tage nach Erbrinung der Arbeitszeit aufzuzeichnen und dieses Dokument für mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Ein Verstoß gegen diese Verpflichtung stellt eine Ordnungwidrigkeit dar.
  • Fehlstunden, Fehlverhalten, Nichteinhaltung des Arbeitsvertrags u.a. sind umgehend schriftlich der Personalabteilung zu melden!

Haushaltsbelastung: Bei der Berechnung der Haushaltsbelastung ist es erheblich mit welcher Beschäftigungsart die Hilfskraft beschäftigt wird (siehe hierzu auch Beschäftigungsarten StudJobs im Vergleich und FAQ's):