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Beschäftigung als Hilfskraft

Sie haben die Möglichkeit an der Hochschule Albstadt-Sigmaringen, parallel zu Ihrem Studium, als Hilfskraft tätig zu werden. Folgende Hiwi-Arten sind möglich:

  • Studentische oder wissenschaftliche Hilfskraft in Forschung und Lehre gem. § 57 Landeshochschulgesetz: Wissenschaftliche sowie studentische Hilfskräfte üben Hilfstätigkeiten für Forschung und Lehre aus und unterstützen Studierende in Tutorien.
  • TV-L Hilfskraft: TV-L Hilfskräfte üben einfachste oder einfache Hilfstätigkeiten aus, die nicht in Zusammenhang mit Forschung und Lehre stehen, z.B. Sekretariats- oder Webtätigkeiten, u.a.T

Vorab wichtige Infos:

  • Der Antrag auf Beschäftigung (siehe Formulare) ist fristgerecht zwei, bzw. TV-L Hiwis: vier, Wochen vor Beschäftigungsbeginn bei der Personalabteilung ausgefüllt und unterschrieben einzureichen!
  • Ohne gültigen Arbeitsvertrag, welcher der Personalabteilung von beiden Vertragspartner unterschrieben vorliegen muss, darf die Tätigkeit nicht aufgenommen werden; §14(4) TzBfG !
  • Die Beschäftigung erfolgt immer nur für volle Monate!

Formulare und FAQ´s zum Thema Hilfskräfte:

Komplette Anträge für die Beschäftigung als Hilfskraft inkl. LBV Formulare (Neubeschäftigung/Weiterbeschäftigung):

 

Dokumentation Arbeitszeit gem. §17 MiLoG; HINWEIS: Um das Excel-Sheet zu nutzen zu können, müssen Sie evt. zunächst die "Datei herunterladen" !

 

Sonstige Formulare:

Sie sind verpflichtet Ihre Arbeitszeit gem. § 17 MiLoG binnen sieben Tage nach dem Erbringen zu dokumentieren! Bitte nutzen Sie für die Dokumentation je nach Hilfskraftart das entsprechende Excel-Sheet:

HINWEIS: Um das Excel-Sheet zu nutzen zu können, müssen Sie evt. zunächst die "Datei herunterladen" !

Hinweise zur Dokumentation:

  • Übertragen Sie Ihre Vertragsdaten in das Excel-Sheet
  • Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ist binnen sieben Tagen nach Erbringung der Arbeitsleistung digital einzutragen (§17 MiLoG)
  • Bitte beachten Sie unbedingt die Pausenregelung nach §4 ArbZG
  • Auch der in Absprache mit dem Betreuer genommene Urlaub, Krankheitstage oder genehmigte Zeitzuschläge sind auf der Dokumentation einzutragen
  • Werden vereinbarte Arbeitsleistungen durch die Hilfskraft nicht erbracht ist dies umgehend der Personalabteilung zu melden, damit gegebenfalls das Entgelt ausgesetzt bzw. zurückgefordert werden werden kann
  • Eine Entlohnung von Mehrarbeit/Überstunden findet nicht statt
  • Stud. und wiss. Hilfskräfte reichen die Dokumentation, wie auf dem Formular angegeben, fristgerecht Ihre(m) Betreuer(in) ein
  • TV-L Hilfskräfte reichen immer unverzüglich bzw. spätestens zum 10ten des Folgemonats für den jeweiligen Vormonat der Personalabteilung die jeweilige Dokumentation per E-Mail (ruther@hs-albsig.de) ein

Wenn Sie an einem Hiwi-Job interessiert sind, schauen Sie regelmäßig auf die "Schwarzen Bretter" der Hochschule, besuchen Sie Fakultäten/Abteilungen auf unsere Homepage oder fragen Sie einfach persönlich oder per E-Mail bei den Fakultäten/Abteilungen nach z.B. bei Sekretariate, Professoren, Laborleiter/Innen, Bibliotheksmitarbeiter/Innen, Referat für Kommunikation und Marketing (RKM), Rektorat, Verwaltung, Technische Abteilung, alle Organisatoren von Veranstaltungen, etc. siehe hierzu: Kontakte bzw. Peronenfinder.

 

Beschäftigung als studentische, wissenschaftliche oder TV-L Hilfskraft?  -   Voraussetzung, Tätigkeit, Vergütung und Dokumentationspflicht

Studentische Hilfskraft:

  • Vorausetzung: An einer dt. Hochschule immatrikuliert
  • Tätigkeit: Hilfstätigkeiten für Forschung und Lehre und/oder Unterstützung von Studierenden in Tutorien (§57, Satz2 LHG)
  • Vergütung: 12,00 €/Std. (wenn Beschäftigungsart „geringfügig“ (520€) somit max. 43 Std./Monat)
  • Dokumentationspflicht: Das Excel-Sheet Dokumentation der täglichen Arbeitszeit stud./wiss.Hiwis ist fristgerecht der/dem Betreuer vorzulegen!

Wissenschaftliche Hilfskraft:

  • Voraussetzung: An einer HS immatrikuliert (Ausnahme möglich) UND es muss ein erster Hochschulabschluss vorliegen (Nachweis ist zwingend beizufügen)
  • Tätigkeit: Die Tätigkeit in Forschung und Lehre muss einen wiss. Hochschulabschluss erfordern
  • Vergütung: 12,52 €/Std. (wenn Beschäftigungsart „geringfügig“ (520 €) somit max. 41 Std./Monat)
  • Dokumentationspflicht: Das Exel-Sheet Dokumentation der täglichen Arbeitszeit stud./wiss.Hiwis ist fristgerecht der/dem Betreuer vorzulege

TV-L Hilfskraft:

  • Tätigkeit: Nur einfachste (E1) oder einfache (E2) Hilfstätigkeiten, die nicht in Zusammenhang mit Forschung und Lehre stehen, z.B. Infrastruktur- oder Systemadministration, Sekretariats- oder Webtätigkeiten, u.a.
  • Bei der Einstellung ist der Personalrat ist zu beteiligen
  • Befristungsgrundlage*: §30 TV-L in Verbindung mit §14 TzBfG, Vertragsdauer: mind. 6 Monate und längstens insg. 5 Jahre
  • Vergütung:  TV-L (max. Std. für geringfügige Beschäftigung: je TV-L Eingruppierung)
  • TV-L Hilfskräfte müssen umgehend bzw. spätestens zum 10ten des Folgemonats die TV-L Hiwi Dokumentation Arbeitszeit des Vormonats (Bspl.: Für den Monat Januar spätestens zum 10.2.) bei der Personalabteilung digital einreichen (ruther@hs-albsig.de). Ergeben sich beim Vormonat Differenzen zwischen vertraglich vereinbarten und tatsächlicher Arbeitszeit, wird dies bei der Entgeltberechnung des aktuellen Monats verrechnet!

Befristungsgrundlage und evt. Folgen: Arbeitsverhältnisse als studentische oder wissenschaftliche Hilfskraft gemäß §57 Landeshochschulgesetz (LHG) und des Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG) werden befristet geschlossen und beruhen auf dem Gesetz über befristete Arbeitsverhältnisse in der Wissenschaft (WissZeitVG)! Bitte beachten Sie, dass eine Tätigkeit als Hilfskraft Einfluss auf eine evt. spätere geünschte Beschäftigung nach dem TzBFG hat und diese ggfls. dann nicht erfolgen kann!

Kurzinfo zu möglichen Beschäftigungsarten: Die Beschäftigung bzw. die Sozialversicherungs- und Steuerpflicht liegt in Ihrer eigenen Verantwortung! Informieren Sie sich deshalb vor Vertragsabschluss! Bedenken Sie auch, dass alle Beschäftigungen innerhalb einer Beschäftigungsart summiert werden und bei einer Tätigkeit über 20 Stunden/Woche (80 Std./Monat) der Verlust des Studierendenstatus erfolgen kann!

Die Minijobzentrale stellt umfangreicheiche Informationen zum Thema zur Verfügung:  Mit Nebenob durch das Studium - Studenten als Minijobber. Nachfolgend eine, von uns zusammengefasste, kurze Übersicht, über die Möglichkeiten in Bezug auf die Beschäftigungsarten:

  • Gerinfügiger Minijob: Wenn das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt die 520-Euro-Grenze nicht übersteigt (max. Besch.Umfang siehe "Vergütung"). Für die Hilfskraft ist diese Beschäftigungsart - bis auf den Rentenversicherungsbeitrag in Höhe von 3,6%, von der sich die Hilfskraft jedoch auch befreien lassen kann - sozialversicherungsfrei! Der Arbeitgeber zahlt Sozialversicherungsanteile in Höhe von ca. 28 - 30% (RV: 15%, KV: 13% + Umlagen).
  • Kurzfristiger Minijob: Wenn Ihre Beschäftigung von vornherein auf drei Monate oder 70 Arbeitstage befristet ist. Der Verdienst ist unerheblich. Die Tätigkeit darf nicht berufsmäßig ausgeübt werden! Die kurzfristige Beschäftigung ist für AN und AG sozialversicherungsfrei. Es entstehen ca. 2% Umlagekosten, die der AG trägt!
  • Werkstudent: Wenn Sie als ordentlich Studierender an einer Fachschule oder Hochschule immatrikuliert sind, nicht im Urlaubs- oder Promotionsstudium sind und daneben eine Beschäftigung mit nicht mehr als 20 Stunden wöchentlich und mit einem regelmäßigen monatlichen Verdienst von > 520 Euro ausüben; siehe hierzu: Infos der Minijobzentrale Werkstuden. Es entstehen nur Beiträge für die Rentenversicherung, die von AG und AN je zur Hälfte getragen werden (siehe Gehaltsrechne für Werkstudenten o.G. oder DRV bzw. Übergangsbereichsrechner). Für alle Fragen zu Ihrem Werkstudentenstatus wenden Sie sich an Ihre Krankenkasse. Beachten Sie, dass Sie zwischen Bachelor und Master evt. Zeiten ohne Immatrikultion haben, in denen die Werkstudentenregelung somit nicht relevant ist!

Mit der Erhöhung der Entgeltgrenze für Minijobs von 450 auf 520 Euro haben sich ab 1. Oktober 2022 auch die Grenzen für die Beschäftigungen im Übergangsbereich geändert. Dieser liegt jetzt zwischen 520,01 Euro und jetzt 1600 Euro.

Als Hilfskraft sind Sie selbst für ihre Sozialversicherungs- und Steuerpflicht zuständig!

  • Die Beschäftigungsart wird vom LBV anhand der von Ihnen eingereichten Unterlagen/Formularen zugeordnet.
  • Das LBV wendet die elektronische Lohnsteuerkarte (ELStAM) an! Ihre Steuermerkmale werden somit anhand Ihrer Steuer-ID beim Bundeszentralamt für Steuern (ELStAM-Datenbank) abgefragt! Haben Sie noch keine ELStAM Nummer, so können Sie diese hier beantragen.
  • Bei Angabe der Steuerklasse 1 bis 5 geht das LBV von einer Hauptbeschäftigung aus. Entsprechend sehen wir uns bei Angabe der Steuerklasse 6 als Nebenarbeitgeber.
  • Die Steuerklasse 1 kann nur ein mal genutzt werden. D.h. wenn Sie mehr als einen Arbeitgeber haben, wird die weitere Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber i.d.R. automatisch in der Steuerklasse 6 geführt!
  • Es ist möglich die Tätigkeit pauschal zu versteuern. Hierzu bitte das LBV-Formblatt 47101 ausgefüllt einreichen

Vorab:

  1. Arbeitsverträge können nur für volle Monate geschlossen werden.
  2. Stud./Wiss. Hilfskräfte dürfen max. für insg. 6 Jahre beschäftigt werden.
  3. Vertragsdauer bei TV-L Hilfskräfte: mind. 6 Monate und längstens für insg. 5 Jahre.

Zeitlicher Ablauf vom Antrag auf Beschäftigung zum Arbeitsvertrag:

  1. Der "Antrag auf Beschäftigung als Hilfskraft" inkl. Anlagen ist mind. 2 Wochen VOR Beschäftigungsbeginn ausgefüllt und vom Kostenstellenverantwortlichen - bei Finanzierung aus Haushaltsmitteln auch vom Dekan - unterschrieben bei der Personalabteilung einzureichen!
  2. Auf Grundlage des fristgerecht eingegangenen Antrag auf Beschäftigung erstellt die Personalabteilung einen Arbeitsvertrag, welcher der Hilfskraft zusammen mit dem Dokumentationsformular postalisch zugestellt wird.
  3. Ein Exemplar des Arbeitsvertrags ist VOR Beschäftigungsaufnahme von der Hilfskraft gegengezeichnet und im Original der Personalabteilung zurückzusenden.
  4. Erst nach Vorliegen des, von beiden Seiten unterschriebenen Arbeitsvertrags bei der Personalabteilung, darf die Tätigkeit aufgenommen werden!

Entgelt:

  1. Die Personalabteilung meldet die Beschäftigungsdaten mittels Schnittstelle dem LBV als gehaltsabrechnenden Stelle. Auch die ausgefüllten LBV Formblätter, Bescheinigungen, etc. werden an das LBV mittels Schnittstelle weitergeleitet.
  2. Das Entgelt wird mit Stichtag 15.ten vom LBV anhand der von Ihnen eingereichten Unterlagen und den auf den LBV Formblättern gemachten Angaben berechnet und zum Monatsende vom LBV ausbezahlt.
  3. Gehaltsabrechnung und alles Weitere zum Entgelt wird im LBV-Servicekonto hinterlegt. Bitte richten Sie eine formlose E-Mail an: Zugangsdaten@lbv-bwl.de mit Angabe Ihrer LBV-Personalnummer um den Zugang zum Servicekonto zu  erhalten! Geben Sie dort Ihre Email an, damit Sie bei Posteingang benachrichtigt werden!

Dokumentation:

  1. Die stud./wiss. Hilfskraft muss die erbrachten Arbeitsstunden entsprechend § 17 Mindestlohngesetz mittels des Formulars Dokumentation stud./wiss.Hiwis termingerecht eintragen und vom Betreuer bestätigen lassen. Die Dokumentation muss jederzeit für Prüfzwecke einsehbar sein! Nach Vertragsende muss die Dokumentation beim Betreuer bzw. in der Fakultät/Abteilung  eingereicht werden.
  2. TV-L Hilfskräfte müssen zum 10ten des Folgemonats die Dokumentation TV-L des (Vor)Monats bei der PA einreichen (Bspl.: Für den Monat Januar muss spätestens zum 15.2. die Doku erfolgen).

Handelt es sich um einmalige Arbeitseinsätze (Karrierebörse, Tag der Technik, etc.) können nach Absprache mit Fr. Ruther (ruther@hs-albsig.de) die Stunden durch den Betreuer per E-Mail nachgereicht werden!

Arbeitszeit: Der Umfang der Arbeitszeit ist im Arbeitsvertrag festgelegt. Die Lage der Arbeitszeit, also deren Verteilung auf die Wochentage, hingegen nicht. Die Tätigkeit ist in Absprache mit dem Betreuer analog zur HSAS-Dienstvereinbarung und zum Arbeitszeitgesetz (ArbZG) zu erbringen und zu dokumentieren. Übersteigt die Arbeitszeit aller Arbeitsverträge (mit der Hochschule Albstadt-Sigmaringen und auch anderen Arbeitgebern) insgesamt 20 Stunden, werden Studierende voll sozialversicherungspflichtig, da die überwiegende Arbeitskraft dem Erwerb und nicht dem Studium dient. Ausnahme z.B.: bei Beschäftigung während den Semesterferien!

Pausenregelung: Die Arbeitszeit darf max. 10 Stunden am Tag betragen, es ist jedoch unbedingt die Pausenregelung zu beachten (§4 ArbZG)!. Bei mehr als 6 Stunden ununterbrochener Arbeitszeit besteht die Pflicht auf eine Pause von min. 30 Minuten. Ab 9 Stunden Arbeitszeit muss erneut eine Pause von mind. 15 Minuten erfolgen!

Zeitzuschlag: In Bezug auf Arbeiten ausserhalb von Werktagen (z.B. bei Messen, o.a.) verweisen wir auf den §10 ArbZG!

Zeitzuschläge müssen innerhalb des Beschäftigungsverhältnisses mittels des Formulars Zeitzuschläge Hilfskräfte und der ausgefüllten Dokumentation bei der Personalabteilung beantragt werden. Der berechneten Zeitzuschlag muss dann auf der Dokumentation eingetragen werden, so das der Zeitzuschlag automatisch als Arbeitsstunden gilt! Für Rückfragen steht die Personalabteilung gerne bereit.

Bei Nachtarbeit ist zu beachten, dass diese VORAB bei der Personalabteilung bzw. beim Personalrat zu beantragen und zu genehmigen ist!

Arbeitsunfähigkeit / Krankheit: Merkblatt Urlaubs- und Krankheitsregelungen für Hilfskräfte UND Merkblatt-Krankheit-AU - Der Krankheitstag ist in Form von Stunden in die Dokumentation der Arbeitseit einzutragen, jedoch nur wenn der Krankheitstag auf einen - zuvor vereinbarten - Arbeitstag fällt..

Urlaub:.Hilfskräften steht gem. §5 Bundesurlaubgesetz Urlaub zu.

  • Der Urlaub ist in Absprache mit der/dem BetreuerIn innerhalb des Beschäftigungsverhältnisses zu nehmen und in Form von Stunden in die Dokumentation der Arbeitszeit einzutragen!
  • Stud./wiss. Hilfskräfte : Siehe Merkblatt Urlaubs- und Krankheitsregelungen für Hilfskräfte
  • TV-L Hilfskräfte: Der Urlaubsanspruch nach TV-L beläuft sich auf 30 Tage/Jahr bei einer Regelarbeitswoche von 5 Tagen. Für die beschäftigungsabhängige Berechnung des Urlaubs sind die Beschäftigungsdauer und die Wochenarbeitstage relevant! Bitte nutzen Sie zur Berechnung des Urlaubs den Urlaubsrechner oder kontaktieren Sie die Personalabteilung, die Ihnen Ihren Urlaub gerne berechnet.

Die Beantragung einer Dienstreise erfolgt mittels des Antrags auf Genehmigung einer Dienstreise. Dies betrifft auch die Fahrt zwischen den Hochschulstandorten.

Es muss auf die Regelungen zu Dienstreisen geachtet werden. Bei der Nutzung des Dienstwagens sind die entsprechenden Voraussetzungen und Bedingungen zum Führen der Dienstwagen einzuhalten und die/der Fahrerin/Fahrer sind darauf hinzuweisen.

Voraussetzungen/Hinweise:

  • Es besteht ein gültiger Arbeitsvertrag mit der Hochschule Albstadt-Sigmaringen
  • Der Dienstreiseantrag ist vor Antritt der Reise vom Dekan schriftlich zu genehmigen
  • Auf dem Dienstreiseantrag ist zwingend anzugeben welche dienstlichen Aufgaben in wessen Auftrag die Dienstreise erforderlich macht! 
  • Die Erstattung von Fahrkosten der genehmigten Dienstreise (auch für Nutzung des Privat-PKW) erfolgt über das entsprechende Formular
  • Die Fahrzeit gilt i.d.R. als Dienstzeit

Nähere Informationen zum Thema Dienstreise erhalten Sie im Intranet unter Dienstreisen oder von der Abteilung Finanzen und Beschaffung (Frau Pimpl oder Frau Frick).

 

Unfall: Unfälle während der Arbeitszeit bzw. Wegeunfälle müssen sofort der Abteilung Arbeitssicherheit gemeldet werden! Das Ausfüllen des entsprechenden Formulars als Meldung an die Unfallversicherung ist umgehend zu veranlassen. Alle Hilfskräfte sind bei der Unfallkasse Baden-Württemberg gegen Arbeitsunfälle und Berufserkrankungen versichert. Versicherungsschutz besteht nur, bei Vorliegen eines gültigen Vertragsverhältnisses!

Sonderurlaub: Hilfskräften können auf Antrag Sonderurlaub ohne Fortzahlung der Vergütung gewährt werden. Dienstliche und betriebliche Verhältnisse sind dabei zu berücksichtigen.

Mutterschutz/Elternzeit: Wenn die studentische Hilfskraft schriftlich ihr Einverständnis erklärt, kann sie ihre Tätigkeit bis zur Entbindung weiter ausüben. Mutterschutz ab dem Tag der Entbindung ist in Anspruch zu nehmen

Das Beschäftigungsverhältnis einer studentischen Hilfskraft endet im Regelfall – sofern keine Weiterbeschäftigung erfolgt - mit Ablauf der im Arbeitsvertrag vereinbarten Frist.
Ein vorzeitiges Ende ist in folgenden Fällen möglich:
a) Auflösungsvertrag
b) Ordentliche Kündigung
c) Außerordentliche Kündigung
d) Exmatrikulation
e) Studienabschluss
Abweichend von Buchstabe d) endet das Beschäftigungsverhältnis mit Ablauf des Semesters, in dem die studentische Hilfskraft die letzte Prüfung abgelegt hat. Das Datum ist unverzüglich mitzuteilen. In der Regel tritt mit dem Tag nach der letzten Prüfung Versicherungspflicht in allen Zweigen der Sozialversicherung ein. Die Mitteilung ist auch erforderlich, wenn die letzte Prüfung in einem Bachelor-Studiengang absolviert wurde und ein nachfolgendes Masterstudium beabsichtigt ist.

Hinweis auf die Pflichten von Beschäftigten nach dem SGB III
Im Zusammenhang mit dem Abschluss des befristeten Arbeitsvertrags bzw. mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag wird auf Folgendes hingewiesen: Beschäftigte sind verpflichtet, bereits bei einem bestehenden Arbeitsverhältnis frühzeitig vor dessen Beendigung eigenverantwortlich nach einer weiteren Beschäftigung zu suchen (§ 2 Absatz 5 Nr. 2 SGB III). Außerdem sind Beschäftigte, deren Arbeitsverhältnis endet, verpflichtet sich spätestens drei Monate vor dessen Beendigung persönlich bei der Bundesagentur für Arbeit arbeitsuchend zu melden. Liegen zwischen der Kenntnis des Beendigungszeitpunktes und der Beendigung des Arbeitsverhältnisses weniger als drei Monate, hat die Meldung innerhalb von drei Tagen nach Kenntnis des Beendigungszeitpunts zu erfolgen. Zur Wahrung dieser Fristen reicht eine Anzeige unter Angabe der persönlichen Daten und des Beendigungszeitpunktes aus, wenn die persönliche Meldung nach terminlicher Vereinbarung nachgeholt wird. Die Pflicht zur Meldung besteht unabhängig davon, ob der Fortbestand des Arbeitsverhältnisses gerichtlich geltend gemacht oder vom Arbeitgeber in Aussicht gestellt wird (§ 38 Abs. 1 SGB III). LBV 41116 – 04/09

 

Die Hilfskraft hat einen Anspruch auf die Ausstellung einer Tätigkeitsbescheinigung über Art und Dauer der Tätigkeit. Die Erstellung von Bescheinigungen erfolgt durch die Personalabteilung. Bitte senden Sie uns eine E-Mail an ruther@hs-albsig.de.

Möchten Sie, dass zusätzlich zu der Art und Dauer auch Ihre Tätigkeiten aufgeführt werden, so muss die/der BetreuerIn diese vorab der Personalabteilung per E-Mail zukommen lassen!

 

Datenschutz:

Wir speichern sämtliche Daten Ihres Arbeitsvertrages auch in elektronischer Form in unserem Personalverwaltungssystem. Einen Datenspiegel über die gespeicherten Daten erhalten Sie gerne auf Anfrage. Die Auszahlung der Bezüge erfolgt durch das Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) in Fellbach. Die hierfür erforderlichen Daten werden dem LBV elektronisch übermittelt. Bitte beachten Sie auch das Merkblatt zum Datenschutz des LBV (LBV 4000). Weiterer Informationen des LBV zum Thema Datenschutz finden Sie unter: https://lbv.landbw.de/das-lbv/kontakt/datenschutz.              

Rechtliche Grundlagen (in der jeweils aktuellen Fassung):      

  • Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG)

  • Mindestlohngesetz (MiLoG)

  • Sozialgesetzbuch (SGB)

  • Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)

  • Landeshochschulgesetz (LPVG)

  • Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

  • Dienstvereinbarung der Hochschule Albstadt-Sigmaringen